S stalnim delom od doma se je spremenil tudi način sestankovanja. Sedaj izmenjava mnenj in sodelovanje večinoma potekata prek Microsoft Teams in drugih tovrstnih orodij. Napredne možnosti in nove funkcionalnosti Teamsov omogočajo, da so lahko sestanki tako s sodelavci kot tudi strankami še učinkovitejši.

 
Leto 2020 je bilo leto sprememb. Med drugim je bilo veliko domačih prostorov preoblikovanih v pisarne, komunikacija in sodelovanje s sodelavci ter strankami pa v celoti preseljena na splet. Prav tako se je spremenil tudi način, kako izvajamo sestanke, ki jih danes brez spletne kamere in računalnika skorajda ni.

Pri tem so veliko vlogo odigrali Teamsi. S svojimi funkcionalnostmi, ki jih Microsoft nenehno razvija in dopolnjuje, so omogočili, da se tudi sestanki v času koronavirusne pandemije nemoteno odvijajo naprej.

Poglejmo, s katerimi dodatnimi Teams funkcionalnostmi lahko srečanja na daljavo poenostavimo in nadgradimo.
 

1. Prilagodite način prikaza udeležencev sestanka

Narava sestankov je lahko različna, zato si je smiselno prilagoditi način, kako na svojem zaslonu vidite udeležence. Teamsi omogočajo nastavitev galerijskega pogled in pogleda Together mode. ​Galerijski pogled tako lahko na primer izberete za tedenske sestanke z ekipo o tekočih nalogah, medtem ko pogled Together mode uporabite za predstavitev letnega plana ali novega produkta, ali enostavno izberete tistega, ki vam je ljubši.​
 

Galerijski pogled in pogled Together mode

 

2. Razdelite udeležence v manjše skupine

V začetku decembra lanskega leta je Microsoft znotraj Teamsov implementiral dodatno možnost − razdeljevanje udeležencev sestanka ali delavnice na manjše skupine oziroma v t. i. »breakout rooms«. Tako lahko na primer iskanje novih idej s sodelavci poenostavite in z manjšimi ekipami pridete do raznovrstnih rešitev, ki jih med seboj tudi delite.
 

Razdelitev udeležencev sestanka na manjše skupine

 
Udeležence lahko v skupine razdelite sami ali to prepustite Teamsom. Prav tako lahko člane med ekipami kasneje premeščate ter se sprehajate med posameznimi skupinami z namenom odgovora na dodatna vprašanja ali razrešitve morebitnih nejasnosti.
 

Obisk ene od skupin udeležencev sestanka

 
Kot organizator sestanka lahko delo v skupinah prekinete kadarkoli in povabite predstavnike ekip, da delijo svoje ugotovitve s preostalimi udeleženci. Svojo namero lahko vsem skupinam hkrati sporočite prek obvestil.
 

Obvestilo udeležencem sestanka o preostanku časa za delo v skupinah

 

3. Poiščite nove ideje

Ideje so gonilo napredka, zato je t. i. viharjenje možganov (angl. brainstorming) pomembno izvajati tudi pri delu na daljavo. V virtualnem okolju nam Microsoft omogoča na primer zbiranje idej za nov produkt ali iskanje rešitev določenega izziva prek aplikacije Whiteboard. Aplikacija znotraj Teamsov omogoča interaktivno sodelovanje − udeleženci lahko lepijo listke, dodajajo diagrame, slike, tekste itd. Za boljšo uporabniško izkušnjo je priporočljivo, da imajo vsi udeleženci srečanja aplikacijo nameščeno na svojih računalnikih, tako lahko dostopajo do dodatnih funkcionalnosti in jih uporabljajo znotraj Teamsov sestankov.
 

Aplikacija Microsoft Whiteboard znotraj Teamsov

 
Pri stalnem delu od doma so vlogo sejnih sob in drugih prostorov za srečanja prevzeli Teamsi. S celovito izrabo njihovih možnosti lahko sestanke na daljavo prilagodite in učinkoviteje dosegate zastavljene cilje srečanja.
 
 

Ideje in nasvete, kako lahko svoje delo z Microsoft Teams in drugimi orodji Microsoft 365 poenostavite ter še izboljšate, sem predstavil na spletnem seminarju. Konkretnih primerov ni manjkalo. Vabljeni k ogledu videoposnetka predavanja TUKAJ.
AVTOR
Niko Dolenc

Niko Dolenc

Svetovalec za Microsoft 365
OCENITE ZAPIS