Za uspešnost podjetja sta med drugim pomembni tudi dostopnost informacij za učinkovito delo in pravočasna obveščenost zaposlenih. Intranet portal je s svojimi funkcionalnostmi pri tem lahko v veliko pomoč. Kakšno korist prinaša sodelavcem?

Intranet portal je platforma za izmenjavo informacij znotraj organizacije. Ustrezno vzpostavljen lahko podjetjem prinese veliko koristi − med drugim vpliva tudi na boljšo obveščenost in sodelovanje sodelavcev ter njihovo večjo produktivnost in zavzetost.

Brez uporabnikov intranet portal ne more obstati oziroma ne služi svojemu namenu. Zakaj bi ga zaposleni sploh uporabljali? Poglejmo nekaj prednosti, ki nam jih nudi interno komunikacijsko središče.

1. Vedno na tekočem o dogajanju

Podjetje je živ organizem, v katerem se marsikaj dogaja − od različnih dogodkov za zaposlene ali stranke do novih odprtih delovnih mest in posodobitev internih procesov. Z obiskom intranet portala zaposleni lahko preberemo novice in obvestila ter se enostavno seznanimo z novostmi (npr. spremembe prihajajočih razvojnih pogovorov, pogoji izkoriščanja preostalih dni lanskega dopusta ali dopolnitve internega pravilnika o delu na domu).

2. Dostop do ključnih orodij in dokumentov na enem mestu

Če določenega dokumenta ali orodja pri svojem delu ne uporabljamo pogosto, z lahkoto pozabimo, kje se nahaja oziroma kako do njega dostopati. Iskanje tovrstnih orodij in dokumentov nam lahko vzame veliko časa. Povezave na vstopni strani intranet portala (angl. Quick links) omogočajo hiter in enostaven dostop do uporabnih informacij: na primer kadrovskega sistema eHRM, v katerem oddamo zahtevek za letni dopust, in pravilnika o izrabi letnega dopusta.

Hitre povezave do ključnih orodij in dokumentov

3. Prilagojene informacije za delo skupin zaposlenih pri roki

Določene skupine sodelavcev (na primer razvijalci, svetovalci v bančnih poslovalnicah ali terenski delavci) za svoje delo potrebujejo specifične informacije (navodila, ceniki, obrazci, postopki za delo itd.). Posebna stran na intranet portalu, popolnoma prilagojena njihovim potrebam, je odlična rešitev za dostop do vseh zanje pomembnih vsebin na enem mestu. Je kot intranet znotraj intraneta, dostopen prek bližnjice ali navigacijske vrstice, neposredno na vstopni strani portala.

4. Enostavno spoznavanje novih sodelavcev

Odhodi in prihodi zaposlenih v podjetju so stalnica, spoznavanje novih sodelavcev pa vedno zabavno opravilo. Včasih mogoče zaradi lokacijskih razlogov, danes v večini primerov zaradi koronavirusne epidemije je srečanje v živo z novimi člani otežkočeno. Zato je vedno zanimivo obiskati intranet portal in novo sodelavko ali sodelavca spoznati prek krajše predstavitve. Ta poleg osnovnih informacij (ime, priimek, fotografija, oddelek) lahko vsebuje tudi kakšno zanimivost o novem članu, kot so glasbeni okus, hobiji ali življenjski moto.

Predstavitev novih sodelavcev

5. Pregled izobraževanj in dogodkov na enem mestu

Interne predstavitve, izobraževanja ali delavnice so namenjeni zaposlenim. Objava vseh načrtovanih internih ali eksternih dogodkov na intranet portalu nam omogoča izbiro vsebin, ki nas zanimajo, in enostavno nadgradnjo obstoječega znanja. Prav tako lahko pogledamo, kdaj se bomo s sodelavci ponovno družili na t. i. teambuildingih, piknikih ali drugih tovrstnih dogodkih.

Koledar internih dogodkov

Glavna prednost intranet portala za zaposlene je enostaven dostop do ključnih informacij o podjetju in za delo. Na enem mestu tako lahko preberemo novice in obvestila, preverimo prihodnje dogodke, hkrati pa dostopamo do orodij ter dokumentov, ki jih potrebujemo za uspešno zaključevanje nalog.

Nasvete in dobre prakse rabe intranet portala za še učinkovitejšo interno komunikacijo sem predstavil na spletnem seminarju. Videoposnetek predavanja si lahko ogledate TUKAJ.
AVTOR
Niko Dolenc

Niko Dolenc

Svetovalec za Microsoft 365
OCENITE ZAPIS