Danes se nihče v korporativnem svetu več ne sprašuje »Intranet: da ali ne«. Vprašanje je le »Ali je že čas za prenovo?« in takoj za tem »Koliko smo pripravljeni v to vložiti?«. Kajti dejstvo je, da so spremembe v IT stalnica. V kombinaciji z željo po izboljšavah delovanja in boljši konkurenčnosti, pa nas silijo v nenehne prenove. Od globine proračuna pa je v končni fazi odvisen tudi rezultat: od povprečnega do vrhunskega.

Pokrivanje osnovnih potreb

Čeprav vsako podjetje v osnovi zase meni, da je nekaj posebnega, se v praksi izkaže da ni čisto tako. Še posebej, ko gre za intranet portal. Večina potreb po internem komuniciranju in sodelovanju na skupnih vsebinah je presenetljivo podobna tudi med zelo različnimi branžami in znaša v povprečju 80%.

To posebnost smo zaznali tudi pri Agitavitu in v ta namen pripravili osnovni intranet paket, namenjen predvsem manjšim in srednje velikim podjetjem. Z njim dejansko pokrijemo maksimalni nabor osnovnih potreb po kolaboraciji po minimalni možni ceni. V osnovi gre za nabor popularnih gradnikov, ki so optimizirani na podlagi naših izkušenj iz prakse. V nadaljevanju naročnika usposobimo, da zna maksimalno izkoristiti možnosti izbrane platforme, ki je tipično Cloud. V končni fazi pa poskrbimo tudi za migracije podatkov iz obstoječih sistemov. Ob tem pa pomagamo podatke strukturirati tako, da jih je veliko lažje najti in souporabiti.

Mnoga podjetja, predvsem srednje velika, so se pozitivno odzvala na tak pristop. Seveda pa se je ob tem potrebno vprašati, ali je tak paket primeren tudi za velika podjetja? Kako je s tistimi preostalimi 20% nepokritih potreb oz. poslovnih posebnosti. Te posebnosti je težko spraviti v kalup, saj so specifične za posamezno organizacijo. Kot take seveda predstavljajo dodaten vložek, medtem ko je višina investicije povsem v domeni organizacije same.

Ključ je v podrobnostih

Če želimo narediti vrhunski intranet, ki bo navdušil uporabnike na eni strani in posegal po nagradah na drugi strani, si moramo torej skupaj z naročnikom vzeti nekoliko več časa za podrobnosti. Tipično to storimo na skupnih delavnicah z različnimi skupinami deležnikov, kjer analiziramo procese, primere uporabe itn.

Med glavnimi cilji mora biti maksimiranje uporabnosti, tj. User experience. Namreč šele, ko bodo uporabniki prepoznali uporabno vrednost portala v kontekstu svojih dnevnih delovnih potreb, ga bodo vzeli za svojega. Zato poskrbimo, da bodo:

  • Slišani – z všečkanjem, objavljanjem, komentiranjem, sledenjem in deljenjem vsebin;
  • Vidni, ko se na projektih pojavi potreba po njihovih kompetencah;
  • Obveščeni o stvareh, ki so za njih najbolj relevantne, skozi sistem novic in obvestil, personalizacijo, izpostavljene vsebine…;
  • Opremljeni s primernimi orodji, delovnimi tokovi, predlogami dokumentov in samopomočjo za uspešno delo. 


Posebno pozornost je potrebno posvetiti samemu izgledu, saj ključno pripomore k prijetni rabi in celotnemu vtisu. Pri samem prototipiranju gre za iterativen proces, ki optimizira čitljivost, skladnost barv, razmerij, pisav in vseh drugih elementov v različnih ekranskih postavitvah (ti. responsive design).

Dobro zasnovan portal bo posledično tudi »IT-friendly«, saj bo upravljanje s samim portalom, kot tudi s težavami uporabnikom, v veliki meri razbremenilo IT oddelek ne glede na izbrano platformo.

Za konec

Odlični intranet se podjetju vedno pozitivno obrestuje, četudi je potreben večji vložek. Ta vložek pa ni mišljen samo finančno, ampak tudi v obliki večje predanosti ekipe na strani naročnika. Enak vzorec uspeha lahko posplošimo tudi na internet, extranet ali morebitni B2B portal. Z raznimi metrikami, ki se jih vgradi v sistem, je to kasneje možno tudi potrditi in uporabiti kot izhodišče za poslovno analitiko in nadaljnje izboljšave.

 

AVTOR
Borut Majcen

Borut Majcen

Poslovni analitik
OCENITE ZAPIS