S pomočjo Microsoft Teams boste vaše delo opravili, kjerkoli ste. Zaradi pandemije smo v zadnjem obdobju številni poslovni prostor zamenjali za domačo pisarno. V novih okoliščinah smo bili postavljeni pred izziv doseganja produktivnosti, ki smo jo imeli v pisarni. V mislih na to smo zbrali naše predloge, s katerimi boste pri stalnem delu od doma funkcionalnosti Teamsov izkoristili za bolj produktivno delo:

 

1. S personaliziranim statusom in sporočilom dajte sodelavcem jasno sporočilo o vaši razpoložljivosti

Orodje sinhronizira vaš trenutni status iz Outlooka in ga prikazuje vašim kontaktom. Pri tem si lahko vaše sporočilo in trenutni status prilagodite neposredno v Teamsih, ko pri stalnem delu od doma za nekaj minut zapustite vaše delovno okolje ali ko enostavno ne želite, da vas sodelavci motijo. Nihče namreč pri stalnem delu od doma ne vidi, ko »zapustimo pisarno«, zaradi česar je sodelavce priporočljivo ažurno informirati o vašem trenutnem statusu.

S klikom na vašo profilno sliko v desnem kotu zgoraj dostopate do nastavitve vašega trenutnega statusa (Available, Busy, Do not disturb, Be right back, Appear away) ter možnosti prilagoditve sporočila (Set status message). Pri slednjem lahko omejite trajanje prikazovanja in nastavite avtomatsko pošiljanje kontaktom v sporočilih.

 

2. Tesne sodelavce in pogoste ekipe imejte vedno pri roki

Z določenimi sodelavci sodelujemo bolj pogosto. V Teams si lahko v zgornjem levem kotu pripnete (angl. Pin) aktivne pogovore in kanale. Tako vam bodo vaši najbližji kontakti vedno pri roki takrat, ko jih boste potrebovali.

 

Z možnostjo »drag & drop« razporejate vrstni red vaših ekip. Tako imate na vrhu seznama tiste, v katerih ste vi in vaši sodelavci bolj aktivni.

 

3. Sebi in sodelavcem omogočite optimalno izkušnjo klicev

Pri klicih uporabljajte naglavne slušalke, s čimer izboljšate izkušnjo vaših sogovornikov. Na takšen način namreč ne bodo »ujeli« vseh nepotrebnih zvokov iz vaše okolice, po drugi strani pa boste tudi vi veliko boljše slišani.

Na sestankih z več udeleženci uporabljajte možnosti utišanja mikrofona takrat, kadar ne govorite. Vaši sodelavci med pogovorom o ključnih poslovnih usmeritvah zagotovo ne potrebujejo težkega dihanja v ozadju. 😊

 

4. Sporočilo naslovite na točno določenega sodelavca in ne izgubljajte časa s čakanjem na odgovor

V digitalnem svetu smo izgubili možnost pogleda v oči, s katerim lahko sodelavko ali sodelavca neposredno naslovimo. Uporabite možnost @ in vprašanje ali komentar v izbranem kanalu naslovite na točno določenega sodelavca, od katerega si želite določenega odziva (komentarja, pregleda, obveščenosti ipd.).

 

5. Bodite obveščeni zgolj o dogajanju, ki vas zanima

Ali se vam pogosto dogaja, da opozorilo na sporočilo ali všečkanje vašega sodelavca zmoti vaš tok dela? Prilagodite si sporočila tako, da boste obveščeni zgolj o tistih aktivnostih, ki so za vas pomembne, in tako zmanjšajte število motenj.

Opozorila v Teamsih lahko prilagodite na več načinov. Najhitreje do njih dostopate s klikom na vašo profilno sliko v zgornjem desnem kotu in izbiro ukaza Nastavitve (Settings). V razdelku Obvestila (Notifications) si lahko prilagodite vaše nastavitve obvestil tako, kot vam kar najbolj ustreza.

Še nasvet: Še vedno lahko prejemate obvestila od stikov s prednostnim dostopom – tudi takrat, ko je vaše stanje nastavljeno na »Do not disturb« oziroma »Ne motite«.

 

Želite izvedeti več informacij o Microsoft Teams? Vabljeni, da si ogledate videoposnetek spletnega seminarja Kje pa vas Office 365 žuli: komunikacija in sodelovanje v praksi. Več informacij najdete TUKAJ.
AVTOR
Niko Dolenc

Niko Dolenc

Svetovalec za Microsoft 365
OCENITE ZAPIS