Ko se komunikacija premakne v digitalno − izzivi in rešitve
Digitalno delovno okolje
Tako podjetja kot posamezniki smo bili iz danes na jutri postavljeni pred izziv, kako ohraniti ustrezno stopnjo komunikacije za uspešno sodelovanje in kakovostno delo tudi iz domače pisarne. Še dobro, da imamo na voljo orodja Microsoft 365, ki nam pomagajo pri reševanju izzivov dela od doma.
Še do pred kratkim so sestankovanje, viharjenje možganov (angl. brainstorming) in neformalno druženje sodelavcev marsikje potekali pretežno v prostorih podjetja. Trenutne razmere so tako rekoč čez noč ustaljeni način izmenjave informacij v celoti premaknile v digitalno okolje.
Pri tem smo se soočili s številnimi izzivi. Niko Dolenc, svetovalec za Microsoft 365, je na spletnem seminarju Kje pa vas Office 365 žuli: komunikacija in sodelovanje v praksi med drugim izpostavil izzive komunikacije ter njihove rešitve, ki nam jih ponujajo orodja Microsoft 365.
IZZIV 1: Člani posamezne ekipe ne hranijo in predajajo ključnih informacij
Odlična rešitev za izmenjavo informacij in dokumentov znotraj ekipe ter njihovo hranjenje je orodje Microsoft Teams. Člani ekipe ključne informacije in dokumente delijo preko možnosti Objav (Posts − odvisno od jezikovne različice odjemalca). Tako so vsi člani ekipe pravočasno in ustrezno obveščeni o vseh spremembah ter dostopajo do potrebnih dokumentov za nemoteno delo.
Orodje omogoča tudi enostavno iskanje ključnih dokumentov z vpisom besede v iskalno polje Search.
Znotraj orodja Microsoft Teams lahko pripnemo bljižnico do orodja OneNote. Med drugim se lahko uporablja za zapiske sestankov, omogoča pa tudi ustvarjanje baze znanja. To lahko sodelavci enostavno dopolnjujejo ter do nje dostopajo vsi člani ekipe kadarkoli in kjerkoli.
IZZIV 2: Do zaposlenih ne pridejo ključne informacije podjetja
Storitev Microsoft 365 omogoča vzpostavitev internega portala v oblaku. S pomočjo orodja SharePoint Online so pravilniki in korporativni dokumenti podjetja (npr. CGP podjetja, predloge za predstavitve itd.) dostopni vsem zaposlenim, kadarkoli in kjerkoli jih potrebujejo.
Poleg tega omogoča enostavno obveščanje zaposlenih o spremembah in novostih v podjetju. Orodje se odlično dopolnjuje tudi z Outlookom, s pomočjo katerega lahko podjetja še izpostavijo določeno informacijo ali pošljejo t.i. interni newsletter.
IZZIV 3: Ni nadzora nad hrambo in pošiljanjem dokumentov
Izguba pomembnih dokumentov, ki se lahko zgodi, ko je nekdo dlje časa odsoten zaradi dopusta, bolniške odsotnosti ali zapusti podjetje, je trn v peti vsakega podjetja. Tukaj nam ponovno na pomoč priskoči Microsoft Teams. Znotraj orodja je možno oblikovanje delovnih ekip, ki omogočajo shranjevanje dokumentov na enem mestu. Tako do vseh dokumentov enostavno dostopajo vsi člani ekipe.
Možna je tudi integracija s SharePoint Online, ki omogoča še druge možnosti. Ena od njih je deljenje dokumentov z ostalimi sodelavci, ki niso člani posamezne ekipe znotraj Teamsov.
IZZIV 4: Ohranjanje in spodbujanje neformalne komunikacije med zaposlenimi
V času, ko osebni stik ni priporočljiv, je neformalna komunikacija prav vseh zaposlenih (ne glede na njihove delovne ekipe) izjemno pomembna za pripadnost in kulturo podjetja. Pri tem nas odlično podpre orodje Yammer,ki je družbeno omrežje podjetja. Omogoča ustvarjanje interesnih skupin, v katerih imajo vsi člani možnost objave, všečkanja in komentiranja zapisov. Poleg tega omogoča tudi izvedbo internih natečajev, pohvalimo lahko sodelavce za dobro opravljeno delo in še mnogo več.
