Se vam zdi, da imate v podjetju od vašega projektnega informacijskega sistema pomembne koristi? Ali pa je vaše mnenje, da vam vnos podatkov o projektih (in predvsem o stanju projektov) pomeni dodatno, morda celo nepotrebno delo? Odgovor je seveda lahko odvisen od tega, kdo bo v podjetju odgovoril na to vprašanje. Zagotovo pa je slabo, če vodstvo ne prepozna koristi, projektni vodje pa v sistemu vidijo samo dodatno delo. V tem primeru je zelo verjetno čas, da razmislite o prenovi vašega projektnega informacijskega sistema. Vodstvo mora namreč v uporabi tovrstnega sistema videti neposredne koristi, projektni vodje in projektne ekipe pa nepogrešljivo orodje za uspešno izvedbo projektov.

Ravno tako je čas za prenovo ali nadgradnjo projektnega sistema, če sicer v sistemu imate vse podatke o projektih in dokumentacijo shranjeno nekje v skupnih mapah, ampak morajo projektni vodje kljub temu še vedno mnogo časa posvetiti pripravi poročil o stanju projektov za vodstvo podjetja. Pogosto postanejo taka poročila precej subjektivna ocena projektnih vodij in tako se nemalokrat zgodi, da – glede na poročanje – izvedba projekta poteka gladko skoraj do konca, potem pa se nekaj zadnjih odstotkov izvedbe raztegne na še enkrat toliko časa, kot smo ga porabili do takrat. Pa je res na začetku šlo vse tako gladko, kot je poročal projektni vodja?

Koristi z vodstvene perspektive

Če imate v podjetju uveden ustrezen projektni informacijski sistem, ki vodstvu omogoča vpogled v portfelj projektov in status izvedbe posameznega projekta, potem se marsikateremu tveganju za neuspešno izvedbo lahko pravočasno izognete, če se ga le zavedate. Projektni informacijski sistem na nek način tudi prisili projektne vodje, da vsi delajo po metodologiji, ki je v podjetju vpeljana. Če je npr. za prehod iz faze analize v fazo izvedbe potrebna potrditev sponzorja, potem sistem ne bo dovolil prehoda med fazami brez ustrezne odobritve. Seveda vodstvo zanima tudi, če se projekti izvajajo znotraj dogovorjenega proračuna, če so mejniki doseženi in če bo stranka na koncu dobila dogovorjeno. Vsi ti podatki morajo biti razvidni v poročilih, ki jih vodstvo lahko samo pregleda, kadar želi.

Drug pomemben pogled je seveda pogled v prihodnost. Katere projekte nameravamo izvesti v bližnji prihodnosti? Ali imamo dovolj kadrov za izvedbo vseh projektov? Kaj lahko obljubimo potencialnim strankam? Ali pa moramo morda zaposliti nove sodelavce, da bomo lahko uspešno izvedli vse projekte iz portfelja? Vse to so vprašanja, ki jih odgovori učinkovit projektni informacijski sistem.

Koristi s perspektive projektnega vodje

Za projektnega vodjo je seveda najpomembnejše, da mu projektni informacijski sistem omogoča učinkovito načrtovanje in nadziranje izvajanja projekta. Sistem mu mora pri tem pomagati izvajati dogovorjeno projektno metodologijo, omogočati vpogled v razpoložljivost virov, na voljo morajo biti najnovejše predloge projektne dokumentacije ipd. Za projektno ekipo je pomembno, da sistem omogoča vpogled v naloge, ki jih mora posameznik izvesti, vpogled v najpomembnejše mejnike na projektu, dostop do projektne dokumentacije ter seveda omogoča tudi učinkovito informiranje in komuniciranje, povezano s projektom.

In kaj sedaj?

Če razmišljate o uvedbi ali prenovi informacijskega sistema, morate seveda že na začetku razmišljati o vseh prednostih, ki jih nekoč želite imeti od takšnega sistema. V praksi po navadi takoj po uvedbi sistema ni vseh koristi – zavedati se morate, da uvedba novega projektnega informacijskega sistema navadno zahteva tudi precejšnjo spremembo projektne kulture podjetja. Prednosti prihajajo postopoma s širitvijo uporabe novega sistema.

Pri izbiri sistema izberite takšnega, ki omogoča postopen način uvedbe. Našim strankam priporočamo, da najprej vzpostavijo portfelj projektov ter uredijo in standardizirajo projektno dokumentacijo. V naslednjih fazah projektni vodje skrbijo za vnos napredka projekta, kasneje pa to nalogo prenesejo na zaposlene, ki sami vnašajo napredek na nalogah, na katere so dodeljeni (pred tem pa je v sistemu že vzpostavljen enoten bazen virov, ki se običajno polni iz aktivnega imenika ali kadrovske evidence). Prej ali slej pride tudi do integracije z ERP sistemom, z namenom, da se v projektni informacijski sistem vključijo informacije o dejanskih stroških.

AVTOR
Darja Gartner

Darja Gartner

Vodja projektov
OCENITE ZAPIS