Tehnologija vse bolj spreminja naš način dela in če je bil do sedaj trend, da za svoje delo potrebujemo več informacij, se to sedaj spreminja. Ne potrebujemo jih več, ampak potrebujemo prave informacije. Sodobno digitalno delovno okolje to upošteva in nam olajšuje dostop do potrebnih informacij, namesto da bi nas z njimi preobremenjevalo. Prav tako se naš službeni in zasebni čas vse bolj in bolj združujeta. In s tem ni nič narobe, ker si delo odrejamo in načrtujemo glede na ostale aktivnosti v življenju. Z digitalnim okoljem lahko ta trend učinkovito podpremo. In nenazadnje, sodobna tehnologija podpira delo od »doma«, iz katerekoli lokacije in naprave. Tudi za izvedbo sestankov danes ni treba, da smo fizično prisotni, ampak lahko prihranimo čas vožnje in s tem prispevamo k večji produktivnosti ter zavzetosti zaposlenih. Tako je danes preprosto izvedljivo, da si v Mariboru in vodiš sestanek, ki poteka v Ljubljani. Naj to ponazorim na konkretnem primeru naših internih tedenskih sestankov.

Delo in prisotnost na sestankih z različnih lokacij

V Agitavit Solutions imamo tedenske sestanke segmentnih področij, prodaje in marketinga, kjer se pogovorimo o razvoju področja, odprtih in novih priložnostih ter marketinških aktivnostih, ki jih izvajamo oziroma načrtujemo. Večina sodelavcev je na sestanku fizično prisotna, nas je pa tudi nekaj, ki se sestankov udeležujemo preko oddaljenega dostopa iz celotne Slovenije, torej delamo »od doma«. Na tak način prihranimo veliko časa na račun vožnje in povečujemo našo produktivnost. Če upoštevamo še, da so na cesti od Maribora do Ljubljane marsikdaj zastoji, lahko trdim tudi, da si z delom na daljavo prihranimo tudi precej živcev in se zato bolje lahko osredotočimo na svoje delo.

Priprava in izvedba sestanka

V podjetju smo že pred časom vzpostavili moderno digitalno delovno okolje, ki temelji na Microsoft Office 365 in podpira naš način dela. Izmed vseh aplikacij, ki so na voljo, za izvedbo sestankov najpogosteje uporabljamo storitvi Skype for Business in SharePoint.

Gradivo za sestanek se dan pred sestankom avtomatsko generira iz sistema CRM in vključuje vse spremembe zadnjega tedna. V dokument se zapišejo aktivne priložnosti, prodajni namigi, marketinške kampanje ter prodajne in marketinške aktivnosti, ki so bile izvedene ali so načrtovane na vsakem izmed naših področij. Gradivo se odloži v dokumentno knjižnico na intranet portalu.


Primer zapisnika sestanka

Udeleženci sestanka gradivo predhodno pregledamo, podamo svoje komentarje, vprašanja… To lahko storimo tudi vsi ob istem času, saj SharePoint omogoča, da lahko več ljudi naenkrat ureja isti dokument. Zelo priročna funkcionalnost je tudi zgodovina različic. Ob vsakem shranjevanju se namreč v dokumentno knjižnico shrani nova različica dokumenta. Tako imamo vedno vse prejšnje različice dokumenta, če želimo kaj preveriti za nazaj ali pridobiti zadnjo shranjeno verzijo dokumenta.

Sodelavec/ka, ki vodi sestanek, me pokliče na Skype for Business in mi deli svoj zaslon, hkrati pa svoj zaslon projicira na projektor v sejni sobi. Tako vsi udeleženci sproti sledimo gradivu, ne glede na to, ali smo prisotni fizično na lokaciji ali preko oddaljenega dostopa.

Na sestanku se nato pogovarjamo o stanju na posameznih področjih, pri čemer predpripravljeno gradivo uporabljamo kot podlago. Tak način nam omogoča, da ne zgubljamo časa z informiranjem o stvareh, ki so že zapisane, ampak se ustavimo samo pri izpostavljenih temah in vprašanjih ter smo zato bolj učinkoviti. Zapisnikar morebitne dodatne komentarje in dogovore sproti zapisuje v dokument, ki si ga delita z vodjem sestanka, in tako imamo ob koncu sestanka tudi zapisnik že pripravljen.


Tedenski sestanek področij, marketinga in prodaje

Vodenje sestanka z oddaljene lokacije

Za razliko od udeležbe na sestanku je za izvedbo vodenja sestanka z oddaljene lokacije potrebno še malce dodatne pomoči sodelavcev. Sodelavko sem ravno tako prosila za klic preko Skype for Business, sva pa tokrat delili moj zaslon, da sem lahko vodila sestanek. Dodatno je sodelavka delila svoj zaslon na projektor. Tako sva zagotovili, da so tudi vsi ostali sodelavci lahko sledili gradivu sestanka.

Moram reči, da je bilo vodenje sestanka od daleč zanimiva in pozitivna izkušnja. S sodelavci smo se tudi nasmejali dejstvu, da nisem videla, kdo je res prisoten na sestanku. Ampak ta izziv se preprosto reši z vklopom video prenosa, kjer se lahko vsi prisotni na sestanku tudi vidimo ali pa s preprostim vprašanjem: »Smo vsi prisotni?« 🙂 Sestanek sem uspešno vodila do konca, pogledala na uro in olajšano pomislila: »Imam še dovolj časa, da napišem blog, pa še skrbeti mi ne bo treba, da bom spet prepozno pobrala Vida v vrtcu.«

V spominu mi bo za vedno ostal stavek, s katerim se je sodelavka pred sestankom pošalila: »Najlažje pa je biti v Mariboru in voditi sestanek v Ljubljani«. In imela je prav.

Želite izvedeti več o tem?

Na spletnem seminarju Sodoben intranet v digitalnem poslovnem okolju smo povedali več o tem, kako lahko tudi vi uporabljate vse prednosti digitalnega delovnega okolja. Oglejte si videoposnetek spletnega seminarja, ki ga je vodil Žarko Višekruna, vodja področja SharePoint in Office 365 storitev.

AVTOR
Katja Premzl

Katja Premzl

Marketing za področje SharePoint in Office 365 storitev
OCENITE ZAPIS