Že izkušeni uporabniki orodij Office 365 in svetovalci na tem področju imamo velikokrat težavo s prepoznavanjem čisto osnovnih poslovnih izzivov večine uporabnikov. Kot veliko vas je tudi mene zmaj Koronar (negativec iz najnovejše otroške pravljice) poslal delat od doma. K sreči je naša jedilna miza dovolj velika, da si jo kot pisarno lahko delita dve podjetji z več kot šest tisoč zaposlenimi in ena osnovna šola.

Že drugi dan dela od doma je pisarniško idilo presekal vzklik iz podjetja moje žene: »O, ne, mi pišejo, da nam bodo neke Teamse inštaliral. Še tega je manjkalo. Bom kar Skype for Business naprej uporabljala.« Ampak ga ni, ker so Teamsi čez noč v podjetju X postali osrednje komunikacijsko orodje.

Nauk #1: Če je le mogoče, načrtujte postopni prehod na orodja Office 365 in jih prilagodite vašim poslovnim procesom. Takšen prehod z danes na jutri (trenutne razmere so olajševalna okoliščina) je, verjemite, za uporabnike milo rečeno stresen.

Funkcionalnost Chat za začetek uporabe ni bila prav velik izziv. Obstoječa sinhronizacija z AD v ženinem podjetju omogoča enostavno dodajanje sodelavcev v pogovor. Veliko je pripomogla tudi izkušnja z uporabo Skype for Business.

Nova uporabnica je takoj pohvalila preglednost in enostavno upravljanje s pogovorom. Vklop in izklop zvoka in kamere, uporaba pogovora med deljenjem prezentacije večjemu številu udeležencev (več ko 150) kot kanala za zastavljanje vprašanj v živo, vse je bilo deležno pohval. Tudi snemanje predstavljanja je že v prvem poskusu delovalo brez težav. Nekaj slabe volje je bilo, ko je uporabnica ugotovila, da v videoposnetku ni zajet tudi Chat in s tem vsa zastavljena vprašanja.

Sreča bi bila popolna, če bi lahko naenkrat spremljala video sliko več kot štirih sogovornikov naenkrat. Microsoft, kdaj bo? Dobro, da moja žena še ne ve, da bo kmalu poleg možnosti zamegljenega ozadja ob video klicu omogočena tudi menjava slike ozadja. Potem bo šele veselo.

Nauk #2: Uporabniki Skype for Business ne bodo imeli težav ob prvi uporabi funkcionalnosti Chat.

Tretji dan je sledilo vprašanje: »Kaj pa tile človečki na levi strani takoj pod Chatom? S skoraj istim imenom kot samo orodje – Teams.« Sam pri sebi sem rekel: »Tu sem te čakal.« In že me nihče več ni mogel zaustaviti. Skoraj v eni sami sapi sem razložil, da:

  • Team oziroma ekipa je skupina ljudi, ki so v Team skupaj združeni z nalogo doseganja skupnega poslovnega cilja. V nekaterih primerih je to lahko kar celotna organizacija (kar v podjetju z več kot 1500 zaposlenimi ni ravno smiselno).
  • Skupine tvorijo Channels oziroma kanali, po katerih »beneške gondole« prevažajo informacije v obliki besedil, zvoka in videoposnetkov. Tu se dodajajo datoteke v skupno rabo in uporabljajo nekatere druge aplikacije. Vsak kanal je namenjen določeni temi, oddelku ali projektu.
  • Pogovori v kanalih so javni za člane skupine, klepeti potekajo samo med uporabnico in drugo osebo (ali skupino ljudi).
  • In prej ko se je sveže skuhana dišeča opoldanska kava ohladila, sva skupaj z uporabnico postavila ustrezno strukturo ekip in kanalov. Glej ga šment, četrti teden stalnega dela od doma še vedno služi svojemu namenu. Struktura, mislim. 😊

Nauk #3: Če se funkcionalnost Chat hitro usvoji, je to z uporabo oziroma logiko skupin in kanalov nekoliko zamudnejše. Preden greste v masovno uporabo Teamsov, razmislite o primerni strukturi skupin in kanalov z vidika vašega poslovanja. V razmislek vključite vaš »srednji management«, ki najbolje pozna organiziranost v podjetju in izzive. V tej fazi uvedbe popolna demokracija ni prava odločitev. Zmerna diktatura bo tisto pravo. 😊

Ne morete si predstavljati ženinega veselja, ko je ugotovila, da se dokument, dodan v pogovor znotraj kanala, kar pojavi v zavihku Files. In skupinsko delo je omogočeno. Noro. Še vedno pa sem ter tja potrebuje udarec po prstih, ko dokumente s sodelavci deli preko elektronske pošte.

Tako moja draga žena vse povprek pravi, da je po treh tednih dela od doma njen najboljši korona prijatelj Teams (kje sem pa jaz?), hkrati pa tudi krivec za kakšen kilogram več. Sedaj, ko z miško skače s sestanka na sestanek, se je število dnevnih korakov drastično zmanjšalo. Ni več stopnic in sprehodov iz sejne v sejno.

Če pa še kakšen teden ostanemo doma, se vam zagotovo oglasim z novimi izkušnjami moje drage uporabnice.

 

 

Želite izvedeti več informacij o sodelovanju in komunikaciji z Office 365? Vabljeni k ogledu videoposnetka spletnega seminarja Kje pa vas Office 365 žuli: komunikacija in sodelovanje v praksi. Več informacij najdete TUKAJ.

 

AVTOR
Valter Virant

Valter Virant

Prodajni svetovalec za Office 365
OCENITE ZAPIS