Skupinsko delo z dokumenti je proces, ki se v podjetjih stalno odvija. Pri tem je zelo pomembno učinkovito sodelovanje vseh deležnikov − tako pripravljavcev kot tudi potrjevalcev vsebin. Storitev Microsoft 365 z orodjem Power Automate tovrstne procese podpre in poenostavi.

V podjetjih vsakodnevno upravljamo z različnimi dokumenti, kot so pogodbe, prodajne ponudbe, ISO dokumentacija in podobno. Od njihove prve različice do končne potrditve se lahko marsikje zalomi − potrjevalec na primer spregleda dokument v potrditvi, podani komentarji glede vsebine se izgubijo, pripravljalec dokumenta ni pravočasno obveščen o njegovi ustreznosti.

Power Automate je orodje storitve Microsoft 365, namenjeno avtomatizaciji procesov. Pregled in podajanje informacije o vsebini dokumenta je z njim enostavnejše, preglednejše in tako rekoč takojšnje. Poleg tega so vse ključne informacije za ustrezno pripravo dokumenta zbrane na enem mestu, s čimer se zmanjša možnost napak in prihrani dragocen čas.

Poglejmo, kako poteka proces pregleda in potrjevanja dokumenta s Power Automate.
 

1. Ustvarite avtomatiziran tok z uporabo predloge

Za poenostavitev pregleda in potrjevanja dokumentov s Power Automate je potrebno najprej ustvariti avtomatiziran tok, s katerim določimo korake procesa. Pri tem si lahko pomagamo z že ustvarjenimi predlogami za prilagoditev opravil, ki jih ponuja orodje.
 

 

2. Pošljite dokument v pregled ali odobritev

Pošiljanje določenega dokumenta (npr. navodil za uporabo) v pregled ali potrditev vodji z uporabo Power Automate sodelavec uredi tako, da v SharePoint Online dokumentno knjižnico odloži ustvarjen dokument in izbere s pomočjo predlog preustvarjen ustrezen avtomatiziran tok.
 

 
Sodelavec pri sprožitvi toka v vnosno masko vpiše elektronski naslov prejemnika in dopiše spremno besedilo.
 

 

3. Preglejte in potrdite dokument

S Power Automate pri pošiljanju izbranega dokumenta v pregled in potrditev odgovorni osebi ta na svoj elektronski naslov prejme zahtevo za odobritev oziroma zavrnitev poslanega. Vodja do vsebine dostopa s klikom na povezavo, s čimer se izogne dolgotrajnemu iskanju ustreznega dokumenta po mapah na SharePoint Online intranet portalu.
 

 
Po pregledu dokumenta vodja sodelavca o ustreznosti vsebine obvesti s klikom na odobritev (angl. Approve) ali zavrnitev (angl. Reject).
 

 

4. Ključne informacije na enem mestu

Power Automate vodji pri vrnitvi dokumenta v dopolnitev omogoča dodajanje komentarjev, predlogov in dodatnih obrazložitev, ki pripomorejo k učinkovitejšemu delu sodelavca. Dodatne informacije (skupaj z obvestilom o odobritvi ali zavrnitvi dokumenta) pripravljalec dokumenta prejme na svoj elektronski naslov. Ključne usmeritve za dopolnitev vsebine so tako zbrane na enem mestu.
 

 
Obveščanje o statusu dokumenta in pregledovanje vsebine ni omejeno samo na elektronska sporočila. Microsoft Flow (mobilna aplikacija orodja Power Automate) omogoča pregled dokumenta ter sporočanje njegove ustreznosti kjerkoli in kadarkoli. Prav tako sta vodja in sodelavec s potisnimi sporočili o prejemu dokumenta v pregled ali njegovi odobritvi obveščena takoj.
 

 
Pregled in potrjevanje dokumentov s Power Automate je intuitiven in preprost proces. Ustrezen avtomatiziran tok tako sodelavca kot tudi vodjo ekipe usmerja do končne različice dokumenta ter poenostavi in olajša njuno delo.
 
 

Možnosti avtomatizacije procesov, ki jih vodjem ekip ponuja orodje Power Automate, sem podrobno opisal v spletnem seminarju. S konkretnimi primeri sem predstavil prednosti njihove rabe. Vabljeni k ogledu videoposnetka predavanja TUKAJ.
AVTOR
Niko Dolenc

Niko Dolenc

Svetovalec za Microsoft 365
OCENITE ZAPIS