Pravočasen dostop do ključnih informacij je temelj poslovnega odločanja. Kljub skokovitemu razvoju na področju analize in prikazovanja podatkov vedno znova ugotavljamo, da je v mnogih podjetjih temeljno orodje za interno poslovno poročanje dobri stari Excel (ali drugo enakovredno orodje).

Zakaj preglednice

Priljubljenosti preglednic ni težko razumeti. Vsak uporabnik si želi, da bi imeli v organizaciji vpeljano enovito in celovito IT podporo vsem poslovnim procesom. Tako, kjer bi se podatki zajeli enkrat, ob izvoru, in se prikazali vedno, ko jih potrebujemo, v obliki, ki jo želimo.

Stvarnost je žal drugačna. Taki vseobsegajoči sistemi sicer obstajajo, vendar se hitro pokaže, da različne kose med sabo bolj povezujeta isto ime in licenčna politika, kot pa dejanska funkcionalnost. Poleg tega je vprašanje, koliko podjetij si lahko privošči vpeljavo takšnega orodja – pri čemer sicer nezanemarljivi finančni vidiki sploh niso glavna ovira.

Zaradi tega smo soočeni z naborom rešitev, ki po navadi odraža tudi organsko rast podjetja. Integracije med sistemi bolj ali manj uspešno prenašajo podatke in skrbijo za poenotenje informacije. Ampak – vsako orodje poroča o svojih podatkih. S tem, ko smo poskrbeli, da se podatki prenašajo med sistemi avtomatsko, smo rešili veliko težav, nikakor pa ne vseh. Enotno poročanje čez vse podatke si moramo šele zagotoviti.

Če je v podjetju poseben IT oddelek, se lahko obrnemo nanj. To je seveda blagoslov in prekletstvo obenem. V tovrstnih oddelkih sedijo tehniki – ti tradicionalno in cehovsko poslovnih potreb ne razumejo najbolje, njihovi časovni roki pa bi nekoč navdihovali epske pesnitve.

Rešitev, ki jo poslovni uporabniki poznajo, je seveda na dlani. Potegnejo podatke iz različnih virov v preglednico in naredijo poročilo tam. Informacije mimogrede očistijo, obogatijo z zunanjimi viri in po potrebi prilagodijo. Vse to sami, po svojih najboljših močeh, takrat, ko to potrebujejo.

Skrite pasti preglednic

Odločanje na podlagi preglednic predstavlja tudi tveganje. Običajno ni jasno, kako stari podatki so v preglednici. Lahko se zgodi, da bomo ključne poslovne odločitve sprejeli na osnovi zastarelih podatkov. Seveda lahko v preglednico zapišemo, kdaj so bili podatki posodobljeni – a tu smo odvisni od internih pravil in vestnosti izvajanja teh. Prostora za napake je vsekakor več kot dovolj.

Prav tako ni razvidno, od kod smo podatke zajeli. Res je, v dodaten list lahko zapišemo tudi, kateri viri so zaobjeti in katere poizvedbe so bile uporabljene. Toda, ko se mudi – in kdaj se ne – so te zabeležke prva žrtev. Končni izdelek je lahko poljubno daleč stran od tega, kar je tako zabeleženo.

Tudi če smo zelo prepričani, da je pravilno zapisano, od kod so podatki in kdaj so prišli, lahko informacije v preglednici kadarkoli popravimo. Brez sledu. Včasih popolnoma legitimno – tale podatek manjka, tisti grdo štrli – včasih pa ne tako zelo. Dejstvo je, da čez nekaj časa ne vemo, kaj je resnica in kaj samo odraz naših želja.

Priprava preglednice lahko vzame kar nekaj časa. Ponoviti moramo vse korake, potrebne za pridobitev podatkov (in ti niso nujno samo poizvedba v relacijsko bazo). Na koncu ne smemo pozabiti preveriti, da vsi grafi še vedno kažejo prave podatke, še posebej, če se je obseg informacij spremenil (dodatne vrstice se mimogrede izgubijo).

Če je preglednica dovolj informativna, se širi med občinstvo. Brez nadzora kopij, brez nadzora sprememb. Katera je prava? Katera je bolj prava? In na podlagi katere kopije smo se pravzaprav odločili?

Danes smo s preglednico rešili dan in poželi pohvale. Naslednjič bodo za odločanje spet potrebovali tako preglednico – jo bomo znali še enkrat sestaviti skupaj? Pričakovanja odločevalcev so enostavna – enako kot zadnjič, s svežimi podatki. Če jim dostavimo skoraj enako, jih lahko zavedemo.

Kam naprej?

Uvesti moramo rešitev, ki bo:

  • Povezana: Z vsemi potrebnimi viri podatkov znotraj organizacije in izven nje. Kot preglednica.
  • Ažurna: Podatki morajo odražati dejansko stanje, ne slike stanja nekoč.
  • Pravilna: Podatki, ki jih prikazuje, so zajeti po preverljivih pravilih.
  • Agilna: Ko pridejo nove zahteve, jih lahko vključimo brez napornih in dolgotrajnih pogajanj z izvajalci (znotraj ali zunaj podjetja).
  • Dostopna: Vsem uporabnikom, ki podatke potrebujejo. In po možnosti nobenemu drugemu. 

K sreči takšne rešitve obstajajo in ne samo to – so cenovno dostopne in enostavne za uporabo, ne zahtevajo tehničnega znanja, pač pa poznavanje podatkov in razumevanje, kaj in komu želimo povedati. In delo z njimi je zabavno.

Med najbolj znanimi rešitvami na tem področju omenimo tri:

  • Microsoft Power BI proizvajalca Microsoft.
  • Tableau proizvajalca Tableau Software.
  • QlikView proizvajalca Qlik.

 

Microsoft Power BI je na oblaku zasnovana rešitev, ki za uporabo zahteva uporabniški račun Azure. To je za poslovno uporabo zelo primerno, ker predstavlja prvo obrambno črto proti odtekanju podatkov. Sicer pa so po filozofiji vse tri rešitve zelo podobne. Podpirajo zajem podatkov iz najrazličnejših virov, od relacijskih baz podatkov preko naročnin na spletne vire do preglednic, tekstovnih datotek in spletnih strani. Omogočajo, da podatke iz teh virov zajamemo kadarkoli, in kar je še pomembnejše, da se zajamejo ob določeni uri. Proizvajalci pogosto ponudijo skoraj enako zmogljivo orodje, ki ne zahteva plačila – Microsoft Power BI omogoča brezplačni uporabniški račun, Qlik ponuja Qlik Sense Desktop. Pri obeh je prav osveževanje podatkov tista lastnost, ki najbolj očitna manjka. Pripravimo lahko izjemno privlačno in informativno poročilo, ampak če moramo vsakič ročno osvežiti podatke, lahko samo čakamo, kdaj se bo na to prvič pozabilo. In kdaj zadnjič.

Vsa našteta orodja omogočajo osnovne operacije s podatki, ki se izvedejo ob vsakem zajemu. Tu je še posebej všečna rešitev orodja Microsoft Power BI, ki ima širok nabor funkcij za pretvorbo izvornih podatkov. V vseh primerih so vse transformacije podatkov sestavni del poročila. Nanje ne moremo pozabiti in mimo njih podatkov ne moremo spreminjati (razen pri izvoru).

Vse tri rešitve omogočajo dostop do poročil preko spletnega brskalnika. Tableau in QlikView uporabljata namenski strežnik, Microsoft Power BI pa je tako ali tako oblačna storitev in drugače ne gre. Poročila so v vseh primerih lahko interaktivna – omogočajo lahko filtriranje podatkov in vrtanje v podatke (drill-down).

Uporaba teh je orodij enostavna in zabavna – tako takrat, ko poročilo pripravljamo, kot takrat, ko podatke raziskujemo. Skupaj z dodatno možnostjo, da se sliko podatkov zapakira skupaj s poročilom v zvezek, so omenjene rešitve več kot primerne, da nadomestijo preglednice na področju poročanja znotraj podjetja, in pri tem povečajo zanesljivost in varstvo podatkov.

AVTOR
Jože Marinček

Jože Marinček

Vodja BI področja in prvi slovenski strokovnjak z nazivom Microsoft P-Seller na področju strojnega učenja
OCENITE ZAPIS