Če v podjetju uporabljate Microsoft SharePoint in ta zaseda pomembno mesto pri vaši interni komunikaciji in sodelovanju, potem vsekakor razmišljate o prehodu na novo verzijo ali v Online. Vsaka novejša verzija SharePointa prinese nove funkcionalnosti in nove možnosti, da delo izboljšamo, nadgradimo in poenostavimo. V Onpremise svetu se to zgodi vsake tri leta, v Online pa so novosti na voljo ves čas.

Prehod na novo verzijo SharePointa ali prehod iz Onpremise sveta v Online ni stvar »nekaj klikov«. Načrtovanje prehoda (migracija ali nadgradnja) zahteva čas za analizo, v kateri je treba izvesti kar nekaj aktivnosti za določitev obsega prehoda. Ne pozabimo, da je prehod na novo verzijo vedno priložnost, da se »osvobodimo« nepotrebne vsebine in s tem uporabnikom, razvijalcem in administratorjem omogočimo prostor, da v polni meri izkoristijo novosti nove verzije.

V Agitavitu smo izvedli precej nadgradenj SharePointa na novejšo verzijo in tudi nekaj migracij iz Onpremise sveta v Online. Niti ena od izvedenih nadgradenj ni bila podobna prejšnji in vsaka je vsebovala unikatne aktivnosti. Ker nam kilometrine ne manjka, bi z vami delili par pomembnih aktivnosti analize, ki jih je treba upoštevati pri nadgradnji na SharePoint 2016 ali prehodu v SharePoint Online (Office 365).

Opuščanje funkcionalnosti

Nove verzije prinašajo nove funkcionalnosti in določene funkcionalnosti žal tudi opuščajo. Zato je potrebno dobro razmisliti, kako ali s čem bomo opuščene funkcionalnosti nadomestili. Tipičen primer je precej priljubljena funkcionalnost Meeting workspace, ki je bila na voljo v različicah 2007 in 2010. Direktnega nadomestka za Meeting workspace ni, ni pa vse tako črno. Za vodenje sestankov lahko uporabimo OneNote ali Agitavit rešitev eSeje, ki bosta zadostili vsem potrebam vodenja sestankov (zapisniki, naloge, spremljanje).

Spremembe arhitekture

Priljubljena OWA (Office Web Apps) nam je omogočala, da na SharePointu (web klientih) vidimo vsebine Office dokumentov, ne da bi dokument odpirali v odjemalcu. Z novo verzijo SharePointa je funkcionalnost OWA Server 2013 nadomestil Office Online Server (OOS), ki nam ponuja tudi dodatne storitve (recimo Excel Services – prej del SharePoint strežnika). To pomeni, da v naši arhitekturi potrebujemo nov strežnik. Poleg integracije s SharePoint 2016 strežnikom OOS omogoča tudi integracijo z Exchange Server 2016 in s Skype for Business Server 2015. Ob vzpostavitvi nove arhitekture zato ne smemo pozabiti tudi na nove licence.

Power View in Power Pivot

Če vaš portal uporablja Power View/Pivot dodatne komponente za prikazovanje poročil, brez katerih vaš nadrejeni ali vodstvo več ne morejo živeti, potem bo prehod na SharePoint 2016 zahteval tudi nadgradnjo SQL strežnika na verzijo SQL Server 2016. SharePoint 2016 namreč ne podpira Power View/Pivot dodatne komponente prejšnje verzije SQL Server 2014. In ko že imate nov SQL Server 2016, ne spreglejte pomembnih novosti za Reporting Services: novi HTML5 rendering engine, ločen portal za poročila, podporo za mobilne naprave in kmalu tudi podporo za Power BI Desktop rendering. V primerjavi s prejšnjimi verzijami se tehtnica funkcionalnosti Reporting Services močno nagiba k podpori »Native« mode. Vsekakor ne bo slabo, da si v času analize vzamete čas za razmislek o prihodnji uporabi.

Migracija vsebine ali nadgradnja

V uvodu smo omenili, da je prehod na novo verzijo idealna priložnost za osvobajanje od nepotrebne vsebine ali reorganizacijo vsebine (prenos na novo lokacijo ali prenos v novo podatkovno bazo). V praksi to pomeni, da se na novem mestu ustvari nov dokument, ki ima enake atribute/podatke kot dokument na prejšnji lokaciji (zgodovina). Izvedba migracije vsebine (reorganizacija) je praksa v Onpremise in nujnost pri prehodu v Online svet.

Številčnost verzij posameznega dokumenta bo seveda vplivala na hitrost migracije oziroma na čas, potreben za migracijo. Če se tega zavedamo, je naslednje vprašanje, ali potrebujemo vse verzije dokumenta.

Če je zgodovina dokumenta pomembna (kdo, kdaj), potem se zadeva dodatno zakomplicira. Problem se namreč pojavi pri uporabnikih, ki niso več v našem podjetju in so na dokumentih zapisani kot avtorji določene verzije. Ustvarjanje nove verzije dokumenta na drugi lokaciji zahteva aktiven račun uporabnika (AD), kar v tem primeru vsekakor ni. Z uporabo plačljivih orodij lahko ta problem zajezimo na več načinov. Iz izkušenj lahko povemo, da nobena od rešitev ni 100-odstotna in da je v primeru odločitve za migracijo vsebine treba več časa posvetiti analizi vsebine – dokumentov. Ali se to splača, bo hitro razvidno ob prvem kritičnem primeru – takrat bo treba narediti obnovitev podatkovne baze: celotne vsebine portala ali le izbrane vsebine.

Obvestila

Pri prehodu iz Onpremise sveta v Online naletimo še na eno omejitev, ki jo je treba vključiti v analizo: prenos obvestil. Online svet trenutno ne omogoča API za uvoz ali izvoz podatkov o obvestilih, kar lahko pomeni precej slabe volje pri uporabnikih. Si predstavljate reakcijo zaposlenih na naslednje obvestilo: »Dragi sodelavci, vsebina našega intranet portala je zdaj dostopna na novem Online portalu. Pomembna vsebina je reorganizirana v novo, pregledno strukturo – ta je dostopna tukaj. Prosimo vas, da si ponovno nastavite obveščanje o novostih in spremembah na posameznih dokumentih/mapah.« Za rešitev takšnih primerov smo v Agitavitu pripravili orodje, s katerim avtomatiziramo kreiranje obvestil na vašem Online portalu.

Rešitve po meri

Če na vašem portalu uporabljate rešitve po meri (custom webparts, custom WF’s), bo prehod na novejšo verzijo Onpremise sveta zahteval prevajanje obstoječih rešitev. Zadeva ni problematična, če imate dostop do izvorne kode – razvijalci bodo to z lahkoto opravili in na hitro označili aktivnost za »opravljeno«. V nasprotnem primeru sledijo nadaljnje aktivnosti: vprašanji, ali rešitev sploh potrebujete, če že pišete rešitev na novo, ali potrebujete izboljšave in nadgradnje. Tovrstne aktivnosti lahko fazo analize precej podaljšajo.

V času analize in načrtovanja migracije ne zapravljajte veliko časa za ugotavljanje, ali so vaše rešitve po meri optimalne oziroma ali izkoriščajo »nove« funkcionalnosti, ki nam bodo s prehodom na voljo. Naredite le seznam vaših ugotovitev in želja za izboljšave (verjetno že obstaja) ter se temu posvetite po zaključku migracije. Pri tem imejte v mislih novi »cloud ready« model razvoja, ki nima težav s prehodi na nove verzije. Zavedati se morate, da v kolikor načrtujete prehod v »Online« svet, brez prepisa vaših rešitev po meri (cloud development) ne bo šlo.

AVTOR
Damir Ružić

Damir Ružić

Vodja projektov
OCENITE ZAPIS