V zadnjem času se mi zdi, da razpisi (pod ta pojem štejem tako različne formalne razpise, razvojne projekte kot tudi javna naročila in vse ostale formalne oddaje ponudb) kar kapljajo. Ne mine teden, včasih celo dan, da je objavljen kakšen nov razpis, in na trenutke se mi zdi, da ne počnem nič drugega, kot izpolnjujem formalne obrazce :). Če bi vprašali moje sodelavce, bi vam zagotovo rekli, da naravnost obožujem pripravo razpisov. Če verjamete ali ne, resnično pri razpisih uživam… predvsem zato, ker v nekem čudnem smislu prinesejo red v vihravi svet marketinga, za katerega tudi skrbim. Razpise jemljem kot projekt, ki imajo svoj začetek (objava razpisa) in konec (dan oddaje prijave), vmes pa naredimo vse, kar je potrebno.

Pri pisanju bloga sem še pod »svežim« vtisom vodenja, priprave in oddaje štirih razpisov v zadnjem mesecu. Eden izmed njih je zahteval tri tedne polnega dela priprave formalnih obrazcev in vsebine in to ekipe treh sodelavcev. In verjemite mi, če pri nas ne bi imeli podpore digitalnega delovnega okolja za ta namen, bi me v zadnjem času precej bolela glava. Tako pa razpise in vse podobne priprave ponudb »zvozimo« profesionalno in brez nepotrebnih skrbi. Kako nam uspeva?

Kako se priprava razpisov razlikuje od priprave ostalih ponudb?

Razpisi so v neki točki priprave vseeno malce drugačni od priprave prodajne priložnosti. Pri razpisih govorimo o formalnih postopkih, pri katerih je potrebno pripraviti vrsto formalnih obrazcev, pooblastil, referenc in podobnega na predpisanih obrazcih naročnika. Pri pripravi prodajne ponudbe imamo po drugi strani v večini primerov bolj »odprte roke«. Zavedam se, da pri razpisih ni prostora za odstopanje od procesa in pogojev ter morebitne napake, saj nas te lahko v primeru, da se zgodijo, drago stanejo. V najslabšem primeru je naša prijava lahko zavrnjena in izgubimo potencialni projekt, še preden bi naročnik ocenjeval našo vsebinsko ponudbo.

Kako pripravljam razpise?

Ko je razpis objavljen, najprej naredim »triažo«. To pomeni, da preletim osnovne pogoje razpisa in presodim, ali nam razpis ustreza. Če se odločim, da nadaljujem s prijavo, najprej pripravim spletno mesto za razpis na internem portalu. V ta namen smo razvili namensko aplikacijo, ki omogoča, da vsak od prodajalcev enostavno ustvari novo, standardno strukturirano spletno mesto za stranko in priložnost brez pomoči IT podpore. Pri tem vpišem zahtevane podatke, ki opredeljujejo osnovne informacije o priložnosti, kliknem in aplikacija na portalu vzpostavi mesto za odlaganje dokumentacije. To je razdeljeno v štiri razdelke: ponudbe, predstavitve, pogodbe in naročila ter dokumente, ki nam jih pošljejo stranke.

Kreiranje standardnega mesta za stranko na portalu s pomočjo aplikacije

Pravo »čarovnijo« si ustvarim z metapodatki vsakega dokumenta, ki ga odložim na spletno mesto: od stranke, naslova, področja, do tipa dokumenta. Osebno mi največ pomenita podatka naslov in tip dokumenta. Na primer: vse reference, ki sem jih kdaj pripravila, sem si označila z istim tipom ter v naslov dodala točno določeno ključno besedo. Tako jih lahko kadarkoli hitro najdem s pomočjo iskalnika na portalu.

Ko imam na portalu vso potrebno razpisno dokumentacijo, pripravim dokument z imenom »razpisni obrazec«. Ta dokument vsebuje čisto vse informacije o razpisu, ki so za nas pomembne: tehnologijo, zahteve za reference, zahteve za kadre, potrebne certifikate in obrazce. Obenem priložnost vnesem v naš sistem CRM, kjer načrtujem tudi vse potrebne aktivnosti in določim odgovorne osebe. Vso nastalo dokumentacijo sproti odlagam na interni portal, tako imamo v vsakem trenutku vpogled v to, kaj je že pripravljeno in kaj nam še manjka. Včasih s sodelavci pripravljamo tudi različne vsebinske dokumente, opise rešitev in podobno. Tudi te dokumente shranjujem na portal, kjer je poskrbljeno za shranjevanje zgodovine različic, obenem pa lahko na istem dokumentu delamo sočasno. Tako se izognem pošiljanju dokumentov po elektronski pošti in zmanjšam tveganje za izgubo dokumenta ali pa določenega dela vsebine.

Ko so vsi zahtevani obrazci in dokumenti pripravljeni in natisnjeni, jih še enkrat preverim in vse vključene dokumente “pokljukam” po  seznamu iz prej omenjenega razpisnega obrazca. Podpisane dokumente nato samo še skeniram in oddam po pošti ali elektronsko. Vedno si celotno skenirano verzijo shranim tudi na portal, da lahko kasneje pogledam, kaj smo oddali.

S pomočjo naših internih orodij in rešitev zagotovim, da so naše prijave formalno popolne in pravilne. Ravno zato tudi rada pripravljam razpise, ker vem, da me nič ne more presenetiti in ker me zaradi dobre informacijske podpore nikoli ne boli glava, ker ne bi vedela, kje je kaj.

P. S. V naslednjem blogu o razpisih vam izdam, kako enostavno in hitro dobim vse potrebne podatke o kadrih ter projektih, na katerih sodelujejo.

 

Želite izvedeti več o tem?

Na spletnem seminarju Sodoben intranet v digitalnem poslovnem okolju smo povedali več o tem, kako lahko tudi vi uporabljate vse prednosti digitalnega delovnega okolja. Oglejte si videoposnetek spletnega seminarja, ki ga je vodil Žarko Višekruna, vodja področja SharePoint in Office 365 storitev.

AVTOR
Katja Premzl

Katja Premzl

Marketing za področje SharePoint in Office 365 storitev
OCENITE ZAPIS