×

Iščite po straneh Agitavit

NAJBOLJ POGOSTA ISKANJA

Uvajanje novega sodelavca v času stalnega dela od doma?

eHRM

Praktično čez noč smo bili pahnjeni v novo realnost. Nekatera podjetja so začasno zamrznila svoje delovanje, spet druga so za vse zaposlene predpisala obvezno delo od doma. V številnih podjetjih (tudi v Agitavitu) smo bili soočeni z vprašanjem: kako v slednjem scenariju smiselno izvesti uvajanje novo zaposlenega?

Pred in po prihodu novega sodelavca potekajo načrtovane aktivnosti, namenjene zmanjševanju tveganja za dvoumnosti glede delovnih nalog, konfliktov in stresa ter razvijanju pripadnosti in zavzetosti (t.i. Onboarding). Kako v teh časih vse to zagotoviti brez toplega stiska roke in neposrednega »dobrodošel«? Eno je zagotovo: ne gre podcenjevati moči osebnega stika, a hkrati je potrebno na izziv pogledati z vidika novega sodelavca. Odgovoriti je potrebno na vprašanje, katera od možnosti je v tem trenutku zanj najbolj optimalna. Ali bomo kot podjetje pustili, da prevlada strah nad novimi omejitvami, ali bomo sprejeli novo digitalno realnost in izkoristili možnosti, ki jih ponuja?

Če kdaj, potem se v trenutnih razmerah dokazuje moč digitalizacije. V kontekstu uvajanja novega sodelavca je še toliko bolj pomembno, da ima kadrovska funkcija na voljo učinkovito in sodobno digitalno orodje, ki jo celovito podpira.

Zlata doba digitalnega uvajanja

V veliko pomoč nam je v tem času, če že imamo sistematično opredeljene aktivnosti ob prihodu sodelavca. Moramo jih “le” še preoblikovati v “brezstično” obliko. Torej v tako, kjer bodo vsem vpletenim v proces (in teh, če dobro pomislite, je veliko: kadrovik, vodja, direktor, mentor, IT, recepcija, splošna služba, neposredna ekipa in novi sodelavec) na voljo informacije ter opomniki, kaj in kdaj naj kaj storijo. Skrbnik programa (navadno kadrovik) lahko izvajanje aktivnosti spremlja in tudi opomni ali pomaga sodelavcu pri nalogi.

Seveda se v digitalnem svetu spremenijo tudi same naloge. Danes vodja in novi član ekipe na prvi dan ne bosta šla skupaj na kosilo, lahko pa imata spoznavni »chat« ali video klic. Koraki uvajalnega procesa se izvedejo v novi, prilagojeni obliki. Ker spremembe oziroma prilagoditve procesa vzamejo čas za pripravo, je pomembno, da so vsi vključeni pravočasno obveščeni o prihodu novega sodelavca in njihovi vlogi v tem procesu. Samo tako se lahko ustrezno pripravijo na aktivnosti.

Z dobro digitalno podporo bolj kompleksnih nalog (npr. priprava mentorskega programa) mentorja podprete s predpripravljeno vsebino. Hkrati mentor in sodelavec lahko spremljata napredek ter imata stalen pregled nad zastavljenimi cilji. Novi sodelavec bo s povratno informacijo sodelavcev hitreje napredoval v usvajanju novega znanja in okolja.

Naša izkušnja

Kakšna je naša izkušnja digitalnega uvajanja novih sodelavcev? V času od začetka stalnega dela od doma pa do danes se je Agitavitu pridružilo sedem novih sodelavcev, ki se s pomočjo digitalnih orodij na delo uvajajo od doma. Določenih aktivnosti − npr. prevzem službenega prenosnika − zaradi časovne stiske nismo uspeli digitalizirati, vendar bi lahko v prihodnje tudi to prek dostave na dom opravili brez potrebe po fizični prisotnosti. Vse ostale aktivnosti smo prenesli v digitalni svet.

Kot IT podjetje s sodelavci na dveh lokacijah z možnostjo občasnega dela od doma smo za potrebe uvajanja že pred epidemijo dodobra izkoriščali možnosti, ki nam jih ponujajo digitalna orodja – od pozdravne novičke novega zaposlenega na internem portalu, oddaljenih klicev s člani ekipe in sodelovanja znotraj spletnih mest ekip v Microsoft Teams, pa do pregleda ključnih dokumentov na internem portalu.

Kaj hitro se je pri digitalnem uvajanju pokazalo, da nove okoliščine od mentorja zahtevajo višjo stopnjo proaktivnosti in tako še povečujejo njegovo vlogo v procesu. Če so novi sodelavci predtem veliko sami spraševali, je zdaj na mentorju, da predvidi čas, ko bo novemu zaposlenemu na voljo za vprašanja in dodatna pojasnila.

Poleg zgoraj omenjenih smo v Agitavitu določene aktivnosti zgolj preslikali v digitalni svet. Direktorica na primer novega sodelavca več ne sprejme osebno, ampak ima na prvi dan video klic dobrodošlice prek Microsoft Teams. Prav tako novega zaposlenega več ne predstavljamo vsem sodelavcem, ampak mu ti dobrodošlico lahko sporočijo z všečkanjem in komentiranjem objave o prihodu na intranet portalu. Še poseben poudarek dajemo vključevanju v ekipo. Zato si vsaka ekipa ob dnevnih usklajevalnih sestankih vzame tudi čas za neformalne pogovore in vključitev novega sodelavca.

Ker smo se sproti tudi učili, kako aktivnosti učinkovito preslikati v digitalni svet, nam je eHRM omogočil sprotno spreminjanje in dopolnjevanje procesa. Vsi sodelujoči (tudi novi sodelavci) so v posamezen proces aktivno vključeni, kadrovska služba pa ima z eHRM pregled nad posameznimi aktivnostmi. Na takšen način novo zaposlenega podpira na njegovi novi poti in mu zagotavlja najboljšo izkušnjo.

Kakšna je dosedanja uvajalna izkušnja, bi bilo potrebno povprašati nove sodelavce in je tema obdobja, ki bo nastopil po epidemiji. Zaenkrat lahko trdimo, da v tako kratkem času brez informacijske podpore uvajalnega programa ne bi mogli preslikati v digitalni svet in da se je eHRM izkazal za idealno podporo v času stalnega dela od doma.

OCENITE ZAPIS

Želim prejemati vaše informacije

Vpišite elektronski naslov, kamor bomo pošiljali naša obvestila.