Od ideje do prototipa v enem dnevu – hekaton v praksi

Optimizacija procesov z umetno inteligenco, nadgradnja produkta z novo funkcionalnostjo, sprememba internega procesa. Verjamem, da vsakdo od nas redno na mizo dobiva takšne in drugačne nove ideje ‒ ki so vsekakor zelo pomembne, a se v pomanjkanju časa in virov nikakor ne prebijejo na naš dnevni red.

Kako preprečiti, da bi te inovacije ostale le na papirju? V Agitavitu smo našli rešitev ‒ organizirali smo hekaton, na katerem so sodelavci v enem dnevu razvili konkretne prototipe in izboljšave. Tukaj so naše ključne ugotovitve in razlogi, zakaj bi morali hekaton organizirati tudi v vašem podjetju.

Kako je potekal?

V prvem koraku smo se osredotočili na vprašanje, kaj želimo s hekatonom doseči ‒ kaj je rezultat, s katerim bomo zadovoljni. Strinjali smo se, da želimo narediti korak naprej pri že obstoječih idejah ‒ jih razdelati, preveriti, testirati in oblikovati prototipe.

Tri osrednja področja, na katera smo se osredotočili, so:

• Izboljšave postopkov in načinov dela: avtomatizacije in optimizacije internih procesov.
  
• Izboljšave naših produktov: nadgradnje obstoječih funkcionalnosti in oblikovanje novih, razvoj novih poslovnih modelov.
  
• Umetna inteligenca z različnimi agenti.

Organizacijski odbor je vnaprej skrbno izbral ideje z največjim potencialom za ustvarjanje vrednosti za Agitavit in oblikoval ekipe tako, da je vsak izziv dobil kar najbolj ustrezne člane. Ekipe so bile raznolike, s čimer smo dosegli čim večjo interdisciplinarnost in spodbudili povezovanje med zaposlenimi, ki navadno ne sodelujejo. Hekaton je trajal en dan, kar je zahtevalo intenzivno delo v omejenem času.

Pred hekatonom so ekipe imele čas, da so pripravile načrt za reševanje izziva. Na dan dogodka so se nato posvetile reševanju, razvijale rešitve in jih pripravljale za predstavitev. Dan se je zaključil s kratkimi »pitchi« ekip, predstavitvijo ustvarjenega, glasovanjem in podelitvijo nagrad.

Kaj smo pridobili?

Hekaton je prinesel presenetljive rezultate. V zelo kratkem času, ki je bil na voljo, so ekipe razvile zelo uporabne ter inovativne prototipe in koncepte. Nekatere rešitve so bile razvite celo do te mere, da se praktično takoj ter enostavno vključijo v obstoječe produkte in procese podjetja.

Kot ključne pridobitve organiziranega hekatona smo zaznali:

• Povečana agilnost v razvoju: Hekaton je omogočil hitro testiranje idej in prototipov, kar je pripomoglo k večji agilnosti pri razvoju novih rešitev. S tem smo dokazali, da je v zelo kratkem času mogoče ustvariti inovativne rešitve, ki so takoj uporabne v praksi.
  
  
• Razvili smo konceptualne in delujoče prototipe, ki jih lahko takoj vključimo v poslovne procese. Ustvarili smo na primer tri delujoče agente umetne inteligence, ki:
  • služijo kot razvojni pripomoček za inženirje, s katerim pohitrijo razvoj na naši razvojni platformi,
  • ustvarjajo unikatna poročila po zahtevah in željah uporabnika,
  • izvajajo podporo za stranke in izvajajo enostavna opravila v povezavi z vzdrževanjem programske kode oz. apliciranjem enostavnih popravkov.

• Okrepili smo sodelovanje med ekipami, saj so se povezali sodelavci, ki sicer redko sodelujejo. V končni anketi so tako na primer zapisali:
  »Hvala za to, da smo imeli neke vrste teambuilding z ustvarjalno noto, ki pa je morda pripomogel še h kakšni rešitvi realnih izzivov! Tudi ekipe so bile sestavljene smiselno glede na poznavanje tematik.«
  »Fajn je bilo spoznati in delati z ljudmi, s katerimi sicer nimaš stika vsak dan.«
  »Sam koncept dogodka mi je bil zelo všeč, saj smo se poleg dela na skupnem izzivu tudi lahko družili s sodelavci, s katerimi ne delamo na istih projektih.«
  
  
• Širjenje znanja in izmenjava novih idej, kar bo spodbudilo še več inovacij v prihodnje. Želimo, da je Agitavit okolje, v katerem se zaposleni čutijo spodbujene k raziskovanju, eksperimentiranju in iskanju novih rešitev.

Kaj smo se naučili?

Dogodek je dokazal, da lahko v zelo omejenem času ustvarimo izjemne rešitve, če imamo pravo ekipo in jasen fokus. Nekaj naših ključnih spoznanj:

• Potreben je jasen cilj. Ne izvajajte hekatona samo, da ga izvedete. Ko boste opredelili, kaj točno želite s hekatonom doseči, boste lažje organizirali vsak potreben korak do cilja.  
  
• Interdisciplinarne ekipe so prispevale k boljšim rešitvam, saj različne perspektive obogatijo ideje.
  
• Hitro prototipiranje deluje, saj so številne ekipe uspele razviti konkretne rešitve že v nekaj urah.
  
• Kreativnost in sodelovanje sta ključ do uspeha, saj so ekipe dokazale, da lahko s pravim pristopom hitro najdemo inovativne odgovore na kompleksne izzive.
  
• Nagrajevanje najboljših ekip je pomemben dejavnik, saj dviguje motivacijo pri reševanju izzivov.

Zavedali smo se, da se delo po zaključenem hekatonu ne konča ‒ ravno nasprotno, takrat se šele začne ključni del procesa. Ključno je, da se naše ideje tudi uporabljajo v praksi. Po zaključenem hekatonu smo za zaprtimi vrati izvedli evalvacijo rezultatov in posamezne ideje umestili v načrte za realizacijo. Šele ta korak bo potem prinesel pravo dodano vrednost podjetju in našim strankam. Prav tako bodo sodelavci dobili pravi občutek, da je njihovo vloženo delo imelo konkreten učinek.

Kakšni so bili rezultati evalvacije? Od 12 izzivov, ki smo jih obravnavali na hekatonu, bomo realizirali devet, tri pa smo opustili. Štiri tako že izvajamo, pet pa jih bo predvidoma zaživelo do konca leta. S tem smo bistveno pospešili inovacijski proces in zagotovili, da naše ideje ne ostanejo neizkoriščene.

Hekaton 2025 ni bil le enodnevni dogodek, temveč pravi pospeševalnik inovacij. Pokazal je, kaj lahko dosežemo, ko združimo prave ljudi, jasen fokus in zdravo mero tekmovalnosti. Rezultati govorijo zase.