Varstvo osebnih podatkov

Agitavit / Varstvo osebnih podatkov

Informacije o varstvu osebnih podatkov

V podjetju Agitavit Solutions d.o.o. se zavedamo odgovornosti ravnanja z osebnimi podatki svojih strank, potencialnih strank, obiskovalcev spletnih mest Agitavit Solutions d.o.o. ter vseh posameznikov, ki nam ob stiku razkrijejo osebne podatke. Zato smo svoje delovanje uskladili z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/2007) in Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba o varstvu podatkov”).

Izrazi, kot so »upravljavec«, »obdelava«, »omejitev obdelave«, »obdelovalec«, »oblikovanje profilov«, »psevdomizacija«, »tretja oseba« in »podjetje«, imajo pomen, kot ga določa Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov.

1) Podatki o upravljavcu in kontaktni naslovi

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje Agitavit Solutions d.o.o., Letališka cesta 33F, 1000 Ljubljana.

Kontaktni naslovi za varstvo osebnih podatkov:
Varstvo osebnih podatkov
Agitavit Solutions d.o.o.
Letališka cesta 33F, 1000 Ljubljana

gdpr@agitavit.si

2) Osebni podatki

Osebni podatek je informacija, ki vas identificira kot določenega ali določljivega posameznika. Uporabnik je določljiv takrat, ko ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za uporabnikovo fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto.

Upravljavec skladno z nameni, opredeljenimi v nadaljevanju, zbira naslednje osebne podatke:

osnovne podatke o uporabniku (npr. ime, priimek, naziv, delovno mesto),
kontaktne podatke in podatke o uporabnikovi komunikaciji z upravljavcem (npr. e-poštni naslov, telefonska številka, datum, ura in vsebina poštne ali e-mail komunikacije),
podatke o udeležbi na dogodkih, ki jih organizira Agitavit Solutions d.o.o. (npr. podatek o dogodku, ki ste se ga udeležili, kraj in datum dogodka), kanal in kampanjo – način pridobitve uporabnika oziroma vir, preko katerega je uporabnik prišel v stik z upravljalcem (spletna stran in oglasna kampanja oziroma akcija),
podatke o uporabnikovi uporabi spletnega mesta upravljavca (npr. datumi in ure obiskov spletnega mesta, obiskane strani oz. URL-ji, čas zadrževanja na posamezni strani, število obiskanih strani, skupni čas obiska spletnega mesta, opravljene nastavitve na spletnem mestu) ter podatki o uporabi prejetih sporočil (e-pošta, SMS) upravljavca,
podatke iz prostovoljno izpolnjenih obrazcev s strani uporabnika, npr. v okviru nagradnih iger,
druge podatke, ki jih uporabnik prostovoljno poda upravljavcu ob zahtevi za določene storitve, ki te podatke zahtevajo.

Upravljavec ne zbira in ne obdeluje uporabnikovih osebnih podatkov, razen kadar mu ta to omogoči oz. v to privoli, tj. ob naročilu izdelkov ali storitev, ko se naroči na prejemanje e-novic, sodeluje v nagradni igri itd., kadar za zbiranje osebnih podatkov obstaja zakonska podlaga, je obdelava potrebna za izvrševanje pogodbenih obveznosti ali kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec (v nadaljevanju: “zakonit interes”).

3) Podlage za obdelavo in nameni obdelave osebnih podatkov

Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. bo obdelovalo vaše osebne podatke za enega izmed v nadaljevanju navedenih namenov na podlagi naslednjih pravnih podlag:

vaše soglasje oziroma privolitev,
izpolnitev zakonskih obveznosti upravljavca,
na podlagi zakonitega interesa,
izpolnjevanje pogodbene obveznosti.

Vaše osebne podatke bo podjetje Agitavit Solutions d.o.o. obdelovalo zgolj za namene, za katere jih je pridobilo in jih ne bo obdelovalo za namene, ki niso združljivi z nameni, za katere so bili zbrani. Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. od uporabnika zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za dosego posameznega namena.

3.1 Obdelava za izpolnitev pogodbenih obveznosti

V določenih primerih je obdelava osebnih podatkov nujno potrebna za izpolnitev upravljavčevih pogodbenih obveznosti. V primeru, da mu uporabnik potrebnih podatkov ne zagotovi, upravljavec z uporabnikom ne more skleniti pogodbe oziroma izvesti storitev.

Upravljavec bo obdeloval vaše osebne podatke za izpolnitev pogodbenih obveznosti za naslednje namene:

- pogodbeno ureditev poslovnega sodelovanja,
- izvajanje aktivnosti, določenih s pogodbo o sodelovanju (svetovanje, priprava marketinških in prodajnih strategij, izvajanje marketinških in prodajnih kampanj, informatizacija procesov),
- komunikacija z izvajalci in drugimi kontaktnimi osebami stranke za namen izvajanja aktivnosti, določenih s pogodbo o sodelovanju,
- prijava uporabnika na dogodek, ki ga organizira.

3.2 Obdelava na podlagi soglasja oziroma privolitve

Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. bo na podlagi vašega pisnega soglasja obdelovalo vaše osebne podatke za naslednje namene:

za pošiljanje elektronskih sporočil z namenom obveščanja o izobraževanjih, novostih, storitvah in dogodkih pri upravljavcu,
za kontaktiranje po telefonu z namenom predstavitev strokovnih sistemskih rešitev uporabniku ali delodajalcu (po predhodnem dogovoru tudi na njihovem naslovu),
za spremljanje branja poslanih elektronskih poštnih sporočil, in sicer katero sporočilo ste odprli oziroma niste odprli, katere povezave ste odprli oziroma izbrali (katere vsebine ste brali oziroma si jih ogledovali), koliko časa ste jih brali ali si ogledovali posamezno vsebino,
za segmentiranje uporabnikov na podlagi dejstev iz prejšnje alineje in nadaljnje pošiljanje prilagojenih (individualiziranih) elektronskih poštnih sporočil, kar pomeni, da lahko različni uporabniki prejemajo elektronska poštna sporočila z različno vsebino z namenom boljšega obveščanja in doseganja višje stopnje odzivnosti na poslana elektronska sporočila,
za namene analize življenjske poti uporabnika na spletni strani: od kod je uporabnik prispel na spletno mesto (vir prometa), za spremljanje zadrževanja na spletni strani, katere spletne strani je obiskoval, katere vsebine je prenesel oziroma si jih ogledal,
za segmentiranje uporabnikov na podlagi dejstev iz prejšnje alineje in nadaljnje pošiljanje prilagojenih (individualiziranih) sporočil skozi večkanalno komunikacijo, kar pomeni, da lahko različni uporabniki prejemajo sporočila z različno vsebino z namenom boljšega obveščanja posameznikov in doseganja višje stopnje zavzetosti uporabnikov,
za vse druge namene, za katere se specifično strinjate pri sodelovanju z upravljavcem.

V vseh primerih, ko podate privolitev za obdelavo vaših osebnih podatkov, lahko to privolitev kadarkoli prekličete preko kontaktnih naslovov za varstvo osebnih podatkov.

Uporabnik lahko podane privolitve za posamezne namene obdelave ureja, jih prekliče ali poda privoljenje še za druge namene obdelave svojih osebnih podatkov preko kontaktnih naslovov za varstvo osebnih podatkov.

3.3 Obdelava potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti Agitavit Solutions

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi takrat, ko to od nas zahteva zakon. Primer namena take obdelave je obdelava vaših osebnih podatkov za potrebe sodnih ali upravnih postopkov.

3.4 Obdelava na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva Agitavit Solutions

Upravljavec lahko podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine uporabnika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa upravljavec vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

V določenih primerih bo lahko podjetje Agitavit Solutions d.o.o. za nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa, zbranih na podlagi ene izmed zgoraj navedenih pravnih podlag (privolitve, pogodba), sprejelo določene varovalke za varstvo vaših osebnih podatkov, kot so psevdomizacija, kriptiranje, obdelava v agregirani obliki ali/in brisanje določenih vrst osebnih podatkov.

Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. bo vaše osebne podatke na podlagi zakonitega interesa obdelovalo za naslednje namene:

Trženjske, poslovne in druge tehnične analize, kot na primer analiziranje in ugotavljanje, iz katerih organizacij prihajajo udeleženci dogodkov in kakšne funkcije zasedajo v teh organizacijah, za vodenje evidenc, koliko in katerih dogodkov se je udeležil uporabnik.
Preprečevanje zlorab, zagotavljanje varnosti, uveljavljanje zahtevkov ali obrambo pred zahtevki v upravnih in sodnih postopkih. Tako lahko upravljavec v primeru suma zlorab v primernem in sorazmernem obsegu obdeluje vaše osebne podatke za namen identifikacije in preprečevanja morebitnih prevar ali zlorab ter lahko, če je to primerno, te podatke posreduje tudi policiji, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim organom.
Neposredno trženje, vključno z oblikovanjem profilov uporabnikov, na podlagi predhodno zakonito pridobljenih osebnih podatkov. Navedeni obdelavi lahko kadarkoli ugovarjate v skladu z vašimi pravicami.

4) Uporabniki osebnih podatkov

Do vaših osebnih podatkov smejo dostopati zgolj zaposleni v podjetju Agitavit Solutions d.o.o. in obdelovalci osebnih podatkov, ki so za to neposredno pooblaščeni. Agitavit Solutions d.o.o. vaših osebnih podatkov ne bo nikoli posredoval nepooblaščenim tretjim osebam.

Z uporabo Agitavit Solutions d.o.o. spletnih mest in drugih storitev soglašate, da lahko Agitavit Solutions d.o.o. posamezna opravila v zvezi z vašimi osebnimi podatki zaupa spodaj naštetim obdelovalcem. Navedeni obdelovalci lahko vaše osebne podatke obdelujejo izključno v imenu in v skladu s pisnimi navodili Agitavit Solutions d.o.o., v mejah pooblastila, kot izhaja iz pogodbe med Agitavit Solutions d.o.o. in obdelovalcem, in skladno z nameni, za katere so bili zbrani. Obdelovalci vaših osebnih podatkov ne smejo v nobenem primeru uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.

Agitavit Solutions d.o.o. sodeluje z naslednjimi obdelovalci:

S podjetjem Frodx d.o.o., Celovška cesta 280, 1000 Ljubljana za potrebe hrambe osebnih podatkov v digitalni obliki.

5) Čas hrambe osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov ne obdeluje dlje, kot je treba za doseganje namenov, za katere so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani. Osebne podatke, ki jih Agitavit Solutions d.o.o. obdeluje zaradi izvedbe pogodbe, hrani Agitavit Solutions d.o.o. za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 5 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med vami in upravljavcem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani Agitavit Solutions d.o.o. podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne ali arbitražne odločbe ali poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne rešitve spora.

Osebne podatke, ki jih Agitavit Solutions d.o.o. obdeluje na podlagi zakona, hrani Agitavit Solutions d.o.o. za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve ali zakonitega interesa, hrani Agitavit Solutions d.o.o. trajno, do preklica vaše privolitve oz. zahteve po prekinitvi obdelave. Agitavit Solutions d.o.o. take podatke izbriše pred preklicem le v primeru, da je namen obdelave osebnih podatkov že dosežen ali če tako določa zakon.

Po preteku obdobja hrambe bo Agitavit Solutions d.o.o. vaše osebne podatke učinkovito in trajno zbrisal ali anonimiziral, tako da jih ne bo več mogoče povezati z vami.

6) Pravice uporabnikov v zvezi z varstvom osebnih podatkov

V skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov vam podjetje Agitavit Solutions d.o.o. zagotavlja naslednje pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov, ki so podrobneje razdelane v nadaljevanju:

pravico dostopa do podatkov,
pravico do popravka,
pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«),
pravico do omejitve obdelave,
pravico do prenosljivosti podatkov,
pravico do ugovora.

6.1 Pravica dostopa do podatkov

Od podjetja Agitavit Solutions d.o.o. imate pravico dobiti potrditev, ali obdelujejo vaše osebne podatke, in kadar je temu tako, imate pravico dobiti dostop do vaših osebnih podatkov in naslednjih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov:

nameni obdelave,
vrste osebnih podatkov,
uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti vaši osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah,
kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi z uporabnikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi,
pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
kadar osebni podatki niso zbrani od uporabnika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom,
obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za uporabnika.

Na podlagi vaše zahteve vam bo podjetje Agitavit Solutions d.o.o. zagotovilo eno brezplačno kopijo vaših osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije podatkov, ki bi jih zahtevali, vam bo podjetje zaračunalo razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov.

6.2 Pravica do popravka

Od podjetja Agitavit Solutions d.o.o. imate pravico zahtevati, da ta brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Ob upoštevanju namenov obdelave imate pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

6.3 Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Od podjetja Agitavit Solutions d.o.o. imate pravico zahtevati, da brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z vami, podjetje pa mora vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati v naslednjih primerih:

kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
kadar prekličete privolitev, ki je podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
kadar ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa upravljavca, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi,
kadar ugovarjate obdelavi za potrebe neposrednega trženja,
kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom Evropske unije ali slovenskim pravnim redom.

Kadar podjetje Agitavit Solutions d.o.o. posreduje vaše osebne podatke, sprejme razumne ukrepe, vključno s tehničnimi, da obdelovalce, ki obdelujejo vaše osebne podatke, obvesti, da uporabnik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od upravljavca zahteva, naj izbrišejo morebitne povezave do teh osebnih podatkov ali njihove kopije.

6.4 Pravica do omejitve obdelave

Pravico imate zahtevati, da podjetje Agitavit Solutions d.o.o. omeji obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja en od naslednjih primerov:

kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov,
kadar je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
kadar Agitavit Solutions d.o.o. osebnih podatkov ne potrebuje več̌ za namene obdelave, temveč̌ jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
kadar ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi.

6.5 Pravica do prenosljivosti podatkov

Pravico imate, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki jih je posedovalo podjetje Agitavit Solutions d.o.o., v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas Agitavit Solutions d.o.o., ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral, kadar:

obdelava temelji na vaši privolitvi ali pogodbi in
se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

6.6 Pravica do ugovora

Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva podjetje Agitavit Solutions d.o.o. ali tretja oseba. Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. bo prenehalo obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, če je povezano s takim neposrednim trženjem. Če neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora lahko izvede s preklicem dane osebne privolitve.

6.7 Postopek uveljavljanja pravic

Vse zgoraj navedene zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z vašimi osebnimi podatki, lahko naslovite v pisni obliki na upravljavca, in sicer na kontaktne naslove za varstvo osebnih podatkov. Če boste zahtevo v skladu z zgornjim odstavkom predložili z elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, v kolikor bo to mogoče, zagotovile z elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.
Upravljalec lahko za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja vaših pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni za potrditev vaše identitete, ukrepanje pa v skladu s tem poglavjem lahko zavrne le v primeru, da dokaže, da vas ne more zanesljivo identificirati.

Upravljalec bo na zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki, odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Podjetje Agitavit Solutions d.o.o. lahko rok za uresničevanje pravic podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Če podjetje Agitavit Solutions d.o.o. podaljša rok, vas bo o vsakem takem podaljšanju obvestil v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.

Če so vaše zahteve v skladu s tem poglavjem očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko Agitavit Solutions d.o.o.:

zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa,
zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.

6.8 Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov lahko naslovite na kontaktne naslove za varstvo osebnih podatkov. Pravico imate, da vložite pritožbo tudi neposredno pri informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši slovenske predpise ali predpise Evropske unije na področju varstva osebnih podatkov.