6 smernic, kako lahko kot vodja izboljšate podajanje povratne informacije
Vloga vodje ima mnogo vidikov, med drugim tudi odgovornost za podajanje kakovostnih povratnih informacij sodelavcem. Vaša podpora je namreč ključnega pomena pri oblikovanju okolja, v katerem zaposleni čutijo, da so cenjeni, razvijajo svoje sposobnosti in prispevajo k uspehu podjetja.
Kakovostna povratna informacija ni zgolj sredstvo za osebno rast vaših sodelavcev, ampak je temeljni gradnik uspešne organizacijske kulture. Da bi preprečili napačno interpretacijo sporočil in morebitne negativne reakcije, obenem pa dosegli želeni napredek, je ključno, na kakšen način te informacije podajate.
Pripravila sem šest smernic, kako ste lahko kot vodja pri podajanju povratnih informacij še učinkovitejši:
1 Dajajte jih pogosto
Povratne informacije niso nujno ocene uspešnosti. Nobene potrebe ni po dolgih romanih in podrobnih pripombah. Najučinkovitejše so, če so pogoste in dosledne, saj na tak način opolnomočite sodelavce ter jih pri doseganju ciljev usmerjate na pravo pot. Namesto, da s povratnimi informacijami čakate na razvojne pogovore, jih raje redno podajajte po končanih projektih ali na tedenskih sestankih. Tako bodo sodelavci lahko takoj prepoznali dobre prakse, vi pa se boste lahko hitro odzvali na morebitne težave.
2 Bodite pravočasni
Kdaj se povratna informacija poda, je bistvenega pomena, saj je najučinkovitejša takrat, ko je “železo še vroče”. Pomislite na primer, ko vaš sodelavec doseže izjemen rezultat pri zadnji marketinški akciji. Namesto, da bi ta dosežek pohvalili čez mesec dni, to storite takoj, ko je projekt končan. To bo okrepilo občutek, da je njegovo delo opaženo in cenjeno.
3 Bodite prijazni in skrbni
Zaželeno je, da je oseba, ki podaja povratno informacijo, vir podpore, zaupanja in vodenja. O sodelavcih vedno razmišljajte kot o članih ekipe, ki delajo za skupen cilj, odnos z njimi pa naj bo iskren in empatičen. Pri podajanju povratne informacije lahko na primer rečete: “Zelo mi je bilo všeč, kako ste prezentacijo jasno strukturirali. Naslednjič lahko še bolj poudarite praktične primere.”
4 Bodite odprti
Odprt dialog odpira več vrat in možnosti za skupne rešitve. Namesto, da bi svojim sodelavcem samo povedali, kako naj izboljšajo svoj prispevek k projektu, jih vprašajte, kaj menijo, da bi lahko naredili drugače. Na primer: “Kako bi vi pristopili k tej situaciji?”. Odprta vprašanja bodo spodbudila sodelavce k razmišljanju in aktivni vlogi pri iskanju rešitev.
5 Bodite natančni
Splošne povratne informacije samo za voljo tega, da so, niso pretirano koristne. Ključno je, da ste konkretni, če je možno, svoje usmeritve podkrepite s primeri in bodite sodelavcem na voljo za dodatno razlago. Če želite, da vaš sodelavec izboljša pripravljeno poročilo, mu ne recite samo, da naj ga “popravi”, ampak podajte natančnejše smernice in predloge, s čim ga lahko še izboljša.
6 Redno spremljajte
Če želite doseči konkretne cilje ali izboljšati uspešnost, je ključnega pomena zastaviti natančne korake za dosego želenega rezultata. Pri tem je pomembno, da sodelavce vključite v sooblikovanje točno opredeljenih, časovno omejenih in merljivih ciljev ter korakov. Seveda redno sledite tudi napredku in člane ekipe spodbujajte, da vam poročajo o dosežkih na poti ter jim dajte jasno vedeti, da ste jim na voljo v primeru, da potrebujejo dodatno podporo.
Povratne informacije so “dvosmerna ulica”. Če se tega zavedamo, ko jih podajamo in tudi prejemamo, je korist obojestranska. Rast je vzajemna. Zato je dobro, da tudi podjetja spodbujajo in gradijo kulturo povratne informacije, bodisi z rednimi razvojnimi pogovori, možnostjo oddaje pohvalnic (ang. Kudos) ali pridobivanja mnenj o svojem delu (ang. Peer to peer feedback), ter s tem dodatno podprejo razvoj sodelavcev.
