Današnji načini dela z včerajšnjimi orodji

Delovna okolja in potrebe sodelavcev se neprestano spreminjajo. Za učinkovito delo je tem spremembam potrebno slediti tudi tehnološko. Intranet portali, kot smo jih poznali in izdelovali v preteklosti, ne zadoščajo več potrebam sodobnega poslovnega okolja.  

Na fitnesu, kamor sem začel nedolgo nazaj ponovno zahajati, sem srečal znanko, s katero sva pred desetletjem sodelovala pri prenovi intraneta v večjem slovenskem podjetju. Ko sva naslonjena vsak na svojo fitnes napravo obujala spomine na tiste čase in razpravljala o spremembah, ki so se zgodile v vmesnem obdobju, sva se dotaknila tudi teme korona krize in kako je ta vplivala na komunikacijo v podjetjih.  
 
Povedala je, da so v njenem podjetju komunikacijo s sodelavci glede korona ukrepov izvajali s pošiljanjem navodil v fizični obliki na dom. Možnosti za digitalno informiranje zaposlenih izven podjetja namreč ni bilo, pravzaprav je še danes ni. Z njo sem delil še svojo izkušnjo iz drugega okolja, kjer se po zaključku karantene zaposleni niso pravi čas vrnili na delovno mesto, saj o spremembi načina dela niso bili ustrezno obveščeni. Obvestilo je bilo namreč objavljeno na intranetu, do katerega ni dovoljen oddaljen dostop. Oba sva se nostalgično nasmehnila in se naprej posvetila vadbi. 

Pomen izkušnje zaposlenih 

Izkušnja zaposlenega se nanaša na njegovo dojemanje in občutke o delovnem okolju, sodelavcih ter kulturi podjetja. Zajema vse od prvega stika z delovnim mestom, usposabljanja, vsakodnevnih interakcij s sodelavci in vodstvom, nagrajevanja, ugodnosti, prizadevanj podjetja za osebno rast in razvoj zaposlenih ter morebitnih izzivov in težav.  

Pozitivna izkušnja zaposlenega je nedvomno postala ključnega pomena za podjetja, ki želijo ohraniti konkurenčno prednost ter privabiti najboljše talente.

Dejavniki, ki vplivajo na pozitivno izkušnjo zaposlenega v podjetju so delo, interna komunikacija, znanje in medosebni odnosi. Delo vključuje optimizacijo in digitalizacijo delovnih procesov, ki jih zaposleni izvajajo vsakodnevno. Interna komunikacija se nanaša na zagotavljanje vseh potrebnih informacij zaposlenim za opravljanje dela. Znanje izhaja iz tega, kako podjetje upravlja s podatki, ali jih shranjuje v silosih ali iz njih pridobiva nova spoznanja, ki jih lahko izkoristi pri ponujanju svojih produktov in storitev. Odnose gradijo ljudje, povezani na formalen ali neformalen način, preko različnih kanalov. Vse to je prežeto s pojmom digitalizacije, kamor vštevamo digitalna orodja ter digitalno pismenost zaposlenih. 

V času, ko je večina zaposlenih izven delovnega okolja navajena uporabljati sodobna digitalna orodja za informiranje, komunikacijo in sodelovanje, je ključno, da tudi podjetja sledijo tem trendom. Kljub temu pa še vedno veliko organizacij uporablja zastarela orodja ter načine izmenjave informacij, s tem pa ne izpolnjujejo pričakovanj zaposlenih. To lahko vodi do njihovega nezadovoljstva, zmanjšanja produktivnosti in celo neželenih odhodov. 

Digitalne platforme podjetja za danes in jutri 

Digitalna platforma za informiranje, komunikacijo in sodelovanje, ki pozitivno vpliva na izkušnjo zaposlenih v današnji organizaciji ima naslednje lastnosti: 

1. V prvi vrsti mora biti vključevalna za vse sodelavce, torej tudi tiste, ki delajo v proizvodnji, trgovini, gradbišču ali na terenu. Večina digitalnih platform danes omogoča enostaven dostop do ključnih informacij za delo in obvestil podjetja le režijskim delavcem, torej tistim v pisarnah. 

2. Platforma mora biti dostopna preko različnih naprav in podpirati delo od koderkoli ter kadarkoli. S tem sodelavcem omogoča večjo fleksibilnost in produktivnost. Ta potreba je še posebej izražena sedaj, ko se veliko ljudi odloča za delo od doma. 

3. Nuditi mora intuitivno uporabniško izkušnjo in enostaven dostop do potrebnih informacij za delo ne glede na to, kje te informacije nastajajo oziroma se obdelujejo.  

4. Digitalna platforma mora poenostaviti kompleksna ali zamudna opravila. Oddaja zahtevka za dopust ali njegova potrditev z nekaj kliki znotraj spletnega orodja ali mobilne aplikacije  sta bistveno enostavnejša in hitrejša od izpolnjevanja ter prenašanja papirnega zahtevka do ustreznih oseb (vodja, HR služba). 

5. Omogočati mora vsebine in funkcionalnosti, ki so prilagojene posameznim zaposlenim glede na njihove specifične potrebe, interese ali preference.  

6. Biti mora prilagodljiva na način, da je mogoče podpreti nove poslovne zahteve. Združevanje podjetij, odpiranje novih lokacij in trgov, krizno komuniciranje so primeri le tega. 

Izkušnja zaposlenih je trend, ki je v močnem zaletu. Pri tem imajo digitalne platforme eno od pomembnih vlog, saj so lahko povezovalec med podjetjem in sodelavci. Ključno je, da izbrana platforma omogoča primerljivo izkušnjo pri interakciji z digitalnimi storitvami, kot jo imajo zaposleni izven poslovnega okolja. Na ta način bodo organizacije enostavneje zadržale svoje najboljše kadre ter delale z rastočo dodano vrednostjo.