Digitalizacija delovnega okolja: kje ste in kako naprej

Pot do sodobnega digitalnega delovnega okolja je proces, ki navadno poteka v različnih fazah ter se pravzaprav nikoli ne konča. Z vidika celovite nadgradnje in boljše izkušnje zaposlenih je pomembno, da digitalna transformacija poteka postopoma ter v skladu s stopnjo digitalne zrelosti podjetja.

Digitalizacija procesov se je izkazala kot koristna pri doseganju zastavljenih ciljev in uspešnosti podjetja. Bistveno vlogo pri tem med drugim igra tudi digitalno delovno okolje, ki zaposlenim omogoča enostavnejše in učinkovitejše delo.

Če pri digitalni preobrazbi prehitevamo, lahko zaposleni razvijejo odpor do novih rešitev ali orodij za delo, sam projekt pa doživi zastoj. Predno se podamo na pot nadgradnje delovnega okolja z Microsoft 365 ali orodji drugega sorodnega ponudnika, je tako ključno vedeti, v kateri fazi oziroma stopnji digitalne zrelosti je podjetje.
 

1. Vzpostavitev digitalnega delovnega okolja

Za digitalizacijo dela zaposlenih je potrebno izbrati primerna orodja in jih v delovno okolje tudi uvesti. Tako na primer izmenjavo informacij ter sodelovanje poenostavimo in nadgradimo z Microsoft Teams. Pri tem ima največjo nalogo IT-oddelek, ki poskrbi za tehnično plat − opravi nakup potrebnih licenc in z namestitvijo izbranih orodij vsem sodelavcem omogoči njihovo rabo
 

2. Seznanitev s sodobnimi orodij za delo

Digitalno delovno okolje je vzpostavljeno, zaposleni pa začnejo s spoznavanjem novih orodij za delo − odkrivajo, kako se v Outlooku skliče sestanek, na kakšen način znotraj Teamsov ustvariti kanale, katere informacije so dostopne na intranet portalu in tako naprej. Njihovo raziskovanje, če ni spodbujeno z izobraževanji ali drugimi pristopi, se na neki točki ustavi. To pomeni, da imamo znotraj podjetja različne stopnje digitalne pismenosti zaposlenih, kar pa je še pomembneje, v večini primerov raba orodij ostane na osnovni ravni in njihov polni potencial ni izkoriščen.
 

3. Opredelitev politike uporabe orodij in dvig digitalnih kompetenc

Največji preskok v izkoriščanju možnosti digitalnega delovnega okolja se zgodi prav v tej fazi. Prej »razpuščena« raba orodij se z določitvijo smernic uporabe postavi na tirnice. Tako se na primer opredeli način izmenjave dokumentov, ki po novem poteka prek Teamsov ali SharePoint Online, kar hkrati omogoča enostavnejše skupinsko delo na vsebini. Za to fazo je značilen tudi dvig digitalnih kompetenc zaposlenih. V podjetjih se namreč izkaže, da je za učinkovitejšo rabo orodij uporabnike potrebno ustrezno izobraziti.

4. Nadgradnja delovnih procesov

Ko so zaposleni dobro seznanjeni z orodji storitve Microsoft 365 ali drugega sorodnega ponudnika, se lahko lotimo izboljševanja procesov. Tako lahko z naprednejšimi funkcijami orodij med drugim avtomatiziramo ponavljajoča se opravila, kot je na primer priprava mesečnih poročil, poenostavimo zamudne postopke pregleda in potrjevanja prodajnih ponudb, pogodb ali drugih dokumentov ter izdelamo nove, enostavnejše procese in jih uvedemo v rabo.
 

5. Neprestano spremljanje in uvajanje izboljšav

Podjetje je živ organizem, ki se nenehno spreminja. Ključno pri tem je spremljati razvoj procesov in potreb zaposlenih ter delovno okolje v skladu z njimi neprestano nadgrajevati. Tako se lahko na primer pri hibridnem načinu dela omogoči rezervacija želenega delovnega mesta v pisarni prek spleta ali uvede interno spletno družbeno omrežje.
 
Proces nadgradnje digitalnega delovnega okolja je potrebno skrbno načrtovati in kar je še pomembneje: začeti v fazi, v kateri se podjetje dejansko nahaja. Bolj, ko si bomo zastavili realno pot in cilje, enostavnejša bo uvedba novosti in hitreje se bo začel izkoriščati polni potencial sodobnih orodij za delo.