Komunikacija v Agitavitu: preobrazba kot vodilo

Ena od naših ključnih vrednot je sodelovanje, podkrepljeno z visokimi etičnimi standardi in odprto komunikacijo. Slednji smo tako v Agitavitu vedno posvečali veliko pozornosti. Ob tem smo bili kot IT podjetje, ki uspešno digitalizira interno komunikacijo naročnikov, zavezani uvajanju inovativnih pristopov na tem področju.

S hitro rastjo podjetja in števila sodelavcev, spreminjajočimi se trendi komunikacije, z možnostjo dela od doma, novimi komunikacijskimi kanali in odprtjem druge pisarne v Mariboru se je v Agitavitu čez leta krepila potreba po sistematičnemu pristopu k interni komunikaciji. Po analizi potreb sodelavcev in posameznih nivojev obstoječe komunikacije smo vzpostavili načrt komunikacije. Vanj je bila aktivno vključena uredniška ekipa, sestavljena iz različnih deležnikov (interni PR, kadrovska vloga, direktorica, IT idr.).

Ključni elementi Agitavit interne komunikacije so:

• leto začnemo s kick-off dogodkom za vse zaposlene, na katerem govorimo o našem poslanstvu, vrednotah in strategijah področij, kvartalno pa se srečujemo na meet-upih (pogledamo stanje in predstavimo novosti)
• neformalno komunikacijo med prav vsemi zaposlenimi spodbujamo z internim družbenim omrežjem (izmenjujemo kuharske recepte, delimo priporočila za filme in knjige, ipd.), prav tako pa s kudosi spodbujamo kulturo pozitivne povratne informacije (npr. pohvalimo sodelavca ob opravljenem izpitu ali ekipo ob zaključku projekta)
• interne novičke z različnih področij in izobraževanja objavljamo na internem portalu, tedensko pa prek elektronske pošte pošiljamo newsletter AgitavitVibe
• znanje in izkušnje z projektov si delimo na četrtkovih internih izobraževanjih, predavatelje pa kasneje s kudosi pohvalimo na internem družbenem omrežju
• v kvartalnem direktoričinem blogu povzemamo naše dosežke in predstavljamo razlage aktualnih izzivov
• nove sodelavce predstavljamo v kratkih novičkah z njihovimi odgovori na sproščena vprašanja

Naš odziv na koronakrizo

Ker so bili naši komunikacijski kanali pred koronakrizo večinoma digitalizirani, smo lanskega marca komunikacijo s sodelavcem hitro prilagodili oddaljenemu delu. Interne dogodke (npr. kick-off, meet-up, Dedka Mraza za otroke zaposlenih, novoletno zabavo) smo zelo učinkovito preselili v digitalni svet. Zaposleni so bili o stanju in novostih tedensko obveščeni prek blogov direktorice. Tako smo jih učinkovito informirali o dogajanju in hkrati vzpostavljali občutek varnosti, ki je še kako pomemben v negotovih razmerah. Prizadevanja za izboljšanje obstoječih načinov komunikacije smo v prvih tednih po začetku dela od doma usmerili predvsem v usposabljanje vodij za delo z remote ekipo.
 
Želeli smo izboljšave. V odgovor na spreminjajoče se zahteve smo v komunikacijo uvedli agilnost. V iskanju novih izboljšav smo se v času stalnega dela od doma obrnili na sodelavce. Pozvali smo jih k sodelovanju v anketi, v kateri so ocenili obstoječe načine komunikacije in zaupali predloge za izboljšave. Rezultati so pokazali, da je s komunikacijo zadovoljnih 98 % vprašanih. Ob tem smo odkrili tudi področja za izboljšave – sodelavci so povedali, da pogrešajo več informacij o dogajanju v drugih ekipah ter viziji in nadaljnjem razvoju podjetja. Kot odgovor na rezultate smo prilagodili način komunikacije in v komunikacijski načrt uvedli novosti.
  
Na četrtkovih internih predavanjih zaposleni predstavljajo aktualne projekte, izzive, novosti. Direktoričin blog smo preoblikovali tako, da vsebinsko nagovarja posamezne vidike poslanstva in strategije razvoja. Začeli smo koncept kava z Anko, v sklopu katere je direktorica zaposlenim na voljo za različna vprašanja. Po tradicionalnem kick-offu smo ključne informacije o Agitavitu (dosežki, poslanstvo, strategije) zbrali v informativni digitalni brošuri. Ta je sodelavcem tudi kasneje na voljo na vstopni strani intranet portala. 
 
Posebno pozornost smo namenili mentorskemu programu Agitavit UP. Ker mora ta za uspešnost postati del kulture, brez celovite komunikacije ne gre. Vzpostavili smo interno stran s predstavitvijo Agitavit UP (sistema, mentorjev, novosti). Sodelavce o novo oblikovanem programu informiramo prek novičk, frekvenco komunikacije pa vzdržujemo prek videoposnetkov predstavitve mentorskih parov, v katerih ti predstavljajo svoje mentorske izzive in odgovarjajo na vprašanja (npr. kakšen je zate idealen mentor).
 

Naši rezultati

Rezultati letošnje primerjave s povprečno vrednostjo finalistov Zlate niti kažejo naše nadpovprečne rezultate na področju interne komunikacije. Nadpovprečne ocene smo prejeli na področjih: komuniciranje vodstva z zaposlenimi je odkrito (+0,16), komunikacija vodstva izkazuje spoštovanje do zaposlenega (+0,22), v podjetju si odprto delimo znanja, izkušnje in informacije (+0,15).
 
Za uspešnost komunikacije v Agitavitu je ključnega pomena široka ekipa sodelavcev, ki sicer ne prihajajo s področja internega PR, pa so postali njeni ambasadorji z aktivno udeležbo in spodbujanjem sodelavcev. Pri tem je ključni dejavnik vključenost top managementa tako v načrtovanje kot tudi v izvedbo. Zavedamo se, da bomo nivo interne komunikacije vzdrževali samo tako, da se bo uspešno prilagajala spreminjajočim se potrebam sodelavcev in spremembam, ki so pred nami. Na podlagi analitike komunikacijskih kanalov in anketnih vprašalnikov bomo še naprej redno preverjali zadovoljstvo zaposlenih ter iskali nove načine, ki podpirajo pretok informacij.

Naši načrti za področje interne komunikacije so ambiciozni. Zavedamo se, da bomo vzdrževali nivo interne komunikacije samo tako, da se bo hitro in uspešno prilagajala spreminjajočim se potrebam zaposlenih in vedno novim spremembam, ki so pred nami. Tako bomo še naprej težili k agilnim pristopom h komunikaciji. Z anketnimi vprašalniki bomo redno preverjali zadovoljstvo zaposlenih s pretokom informacij ter iskali nove načine, ki bodo učinkovito podprli interni pretok informacij, ter jih uvajali v naše komunikacijske načrte.