Microsoft Teams: Ustvarite red iz vaših skupin in kanalov

Ste začeli z uporabo Microsoft Teams, pa so vam zadeve začele »uhajati izpod nadzora«? Uporabniki smo pogosto člani različnih skupin in kanalov, z dodajanjem novih pa lahko naše digitalno delovno okolje hitro postane slabo pregledno in ne intuitivno.

Če v podjetju nimamo vzpostavljenega učinkovitega načrta upravljanja Teamsov, se orodje iz učinkovitega digitalnega središča za sodelovanje in komunikacijo spremeni v slabo organizirano digitalno puščavo, ki ubija produktivnost vaših sodelavcev in sodelavk. Da bi zagotovili kar najbolj urejeno digitalno okolje in tudi procese, je smiselno upoštevati spodnje:

1. Opredelite proces ustvarjanja novih skupin in kanalov

Opišite proces, ki opredeljuje, kdaj je dejansko pomembno ustvariti nove skupine in kanale. Če tega v podjetju ni, se nam zgodi, da imamo ustvarjenih kup skupin in kanalov, ki pa zares niti niso potrebni. Samo kreiranje novih skupin lahko avtomatizirate z uporabo orodja Power Automate, kjer s pomočjo postopka odobritve kreiranja vzdržujete nadzor nad novimi skupinami.

2. Omejite pravice

Razmislite o tem, ali vsi zaposleni pravzaprav potrebujejo pravice za ustvarjanje in upravljanje kanalov. Če bodo vsi v podjetju lahko ustvarjali kanale, ekipe in zavihke, boste hitro izgubili nadzor nad celotnim digitalnim okoljem, vaši uporabniki pa bodo imeli zaradi zmede slabšo izkušnjo. Pravice omejite zgolj na tiste, ki imajo za tovrstne aktivnosti dovolj informacij. Ne pozabite: po prevzetih nastavitvah lahko v Teamsih nove kanale ustvarjajo tudi gostje, ki niso člani vašega podjetja.

3. Standardizirajte poimenovanje

Najboljši način za organizacije je priprava sheme poimenovanja, ki ji mora slediti celotno podjetje. Določa, na kakšen način standardizirati poimenovanje skupin tako, da jih zaposleni lažje najdejo in razvrstijo. Navadno vključuje kazalnike, kot so regija oziroma država, lokacija, oddelek, funkcija. Razmislite tudi o tem, ali je priročno uporabiti okrajšave (za doseganje vizualnega učinka).

Bolj kot bo vaš sistem poimenovanja standardiziran, bolj intuitiven bo. Če boste na primer imeli jasne smernice za razčlenitev zavihov (angl. Tab), bodo vaši sodelavci vedno vedeli, kam morajo za določeno informacijo pogledati (tudi če gre za popolnoma novo ustvarjeno skupino).

4. Redno arhivirajte stare informacije

Ko se projekti zaključijo in ustvarjene skupine dejansko niso več v uporabi, je potrebno stare podatke iz njih arhivirati in odstraniti. S tem boste vašim zaposlenim preprečili, da bi v svojem okolju imeli prevreč »mrtvih« kanalov.

Po tem, ko je skupina arhivirana, so informacije in dokumenti še vedno na voljo za branje (angl. Read-only), s čimer uporabniki dostopa ne izgubijo povsem. Če se pojavi potreba, lahko že arhivirano skupino tudi ponovno oživite.

5. Avtomatizirajte proces upravljanja

Upravljanje Teamsov za celotno podjetje je obsežna naloga. Tudi z robustnim načrtom upravljanja boste lahko ugotovili, da količina uporabnikov in vsebin narašča hitreje kot pričakovano. Uporabite lahko dodatna »third party« orodja, ki vam pomagajo pri sami avtomatizaciji procesov upravljanja.

6. Ne pozabite na dodatne aplikacije

Teams omogoča tudi uporabo dodatnih aplikacij, ki razširijo osnovne funkcionalnosti. V Teams trgovini so namreč na voljo tako Microsoft aplikacije kot tudi aplikacije drugih proizvajalcev. Tudi tu je smiselno poskrbeti za pravila, skladno z interno IT politiko, katere aplikacije so na voljo končnim uporabnikom.

Želite izvedeti več, kako s pomočjo Microsoft Teams in drugih orodij Microsoft 365 ustvarite celovito in učinkovito digitalno delovno okolje? Vabim vas k ogledu videoposnetkov spletnih seminarjev TUKAJ.