V Agitavitu s posodobitvijo procesa do učinkovitejšega vodenja

Raziskave kažejo, da imajo vodje velik vpliv na zadovoljstvo in zavzetost zaposlenih. Da bi jih podprli pri še boljšem vodenju, smo v Agitavitu prenovili proces vodenja. Na dogodku Temelji zadrževanja sodelavcev sodelavcev smo delili, kako smo se lotili prenove in kaj smo se pri tem naučili.

Znan citat pravi, da zaposleni ne zapuščajo podjetja, temveč vodje. Da imajo vodje velik vpliv na zadovoljstvo sodelavcev, posledično njihovo motivacijo, produktivnost in zadrževanje, se zavedamo tudi v Agitavit Solutions d.o.o.

V preteklih letih smo beležili hitro rast in med letoma 2019 ter 2022 povečali število zaposlenih iz 90 na 130. Vendar se proces vodenja ni ustrezno prilagajal tej rasti, kar je pokazalo potrebo po prenovi.

Pred prenovo je vodenje bilo centralizirano na vodstvu podjetja, po upostavitvi kadrovske službe pa še na HR oddelku. Ker se je kompleksnost izzivov stopnjevala, so se sodelavke v HR odločile popisati odklone, težave v ekipah in šume v komunikaciji ter poiskati optimalno rešitev.

Analiza je razkrila tri ključne izzive. Prvi izziv je predstavljalo centralizirano vodenje, ki je oteževalo vodjem učinkovito sporočanje in pojasnjevanje odločitev podjetja, saj niso imeli dostopa do ključnih informacij, kot so podatki o plačah članov ekipe ali razvojnih proračunih. Drugi izziv je bila nejasna opredelitev pričakovanj do vodij – ni bilo jasno določeno, katere odgovornosti pripadajo vodjem in kje se njihova vloga prepleta ali konča v odnosu do dela HR. Tretji izziv pa je bilo pomanjkanje občutka lastništva vodij nad pomembnimi področji, kot so upravljanje internih proračunov, interna komunikacija in razvoj članov ekip.

Dvonivojsko vodenje kot rezultat prenove procesa

Agitavit Solutions smo IT podjetje, ki nima klasičnih struktur ali oddelkov. Vodenje sodelavcev je slonelo na projektnih vodjih, zraven pa je bilo vedno vključeno vodstvo. Pri prenovi procesa vodenja smo tisto, kar je do sedaj dobro delovalo, obdržali.

Strokovni vodje, ki imajo tehnično znanje in veščine podajanja kakovostne povratne informacije, še naprej opravljajo razvojne pogovore ter gradijo psihološko varnost v ekipah. Te vodje smo v novi strukturi poimenovali ContentLead.

Strukturo smo dopolnili z višjim nivojem vodij, imenovanih AgitaLead. Ti izvajajo strateške in operativne naloge, skrbijo za razvoj članov ekip, letne proračune in interno komunikacijo.

Uvedba novega procesa vodenja

Po zasnovi nove strukture vodenja smo v Agitavitu najprej opravili intervjuje z vsemi potencialnimi vodji za obe poziciji, torej ContentLead in AgitaLead. Pri tem smo preverjali motivacijo za opravljanje vloge vodje, kompetence ter delovno razpoložljivost. Največji poudarek smo namenjali motivaciji, saj so zahtevane naloge kompleksnejše in če te ni, na dolgi rok vodja pri svojem delu ne bo uspešen.

Po uvedbi novega procesa vodenja se je hitro izkazalo, da je nova struktura v nekaterih timih nemoteno zaživela, medtem ko je bilo drugje potrebno vložiti več truda in energije, da so se spremembe uveljavile in so vodje začele učinkovito delovati v skladu z novim sistemom.

Ključni koraki za uspeh uvedbe novega sistema

Uvedba novosti prinaša spremembo kulture oziroma ustaljenih vedenj v podjetju, zato je ključno, da vpletene deležnike čim prej vključimo in navdušimo nad spremembo. Na ta način vzpostavimo partnerstvo in zagotovimo, da sodelavci spremembo razumejo in jo lažje sprejmejo.

V Agitavitu smo potencialne vodje vključili v proces že med intervjuji za prevzem vodstvenih vlog. Poleg tega smo jasno opredelili nova pričakovanja do vodij. Za obe vlogi, AgitaLead in ContentLead, smo pripravili podrobne opise nalog in odgovornosti, pri čemer smo se osredotočili na konkretizacijo posameznih točk, da bi se izognili nesporazumom.

Uspeh pri uvajanju sprememb je močno odvisen od psihološke varnosti, ki nam ne le omogoča, da izrazimo svoje mnenje, temveč tudi vliva pogum za preizkušanje novih pristopov. Visoka stopnja psihološke varnosti v Agitavitu je bila ključna pri tem, da so vodje lažje prevzeli nova vedenja, pričakovana od njih, in jih spravili v prakso.

Vendar pa se spremembe, bodisi v načinu vodenja ali na drugih področjih, ne morejo uveljaviti brez zadostne motivacije vpletenih deležnikov. Ker se motivacija lahko spreminja, je pomembno, da jo redno spremljamo. V Agitavitu to dosegamo z rednimi ena-na-ena pogovori z vodji, kjer preverjamo njihovo motivacijo in jih podpiramo pri uspešnem opravljanju vodstvenih vlog.

Ključno je, da imajo vodje na voljo dovolj časa za naloge, povezane z vodenjem ekipe. Pri tem imata pomembno vlogo HR in vodstvo, ki vodjem nudita podporo pri delegiranju nalog, optimizaciji njihovega dela in drugih izzivih. Te spremembe lahko za posameznika predstavljajo velik premik, ki zahteva razumevanje, prilagoditev ter usmerjanje.

Z uvedbo novih vlog, ki prej v podjetju niso obstajale, se je pokazala tudi potreba po pridobivanju novih znanj in veščin. V Agitavitu se pri razvoju vodij nismo odločili za enotni učni načrt, temveč sledimo individualnemu pristopu. Na rednih pogovorih z vodji identificiramo specifične potrebe in jih podpiramo točno tam, kjer je to najbolj potrebno.

Neprestana nadgradnja procesa vodenja

Projekti, kot je sprememba načina vodenja, so obsežni in dolgoročni procesi, ki zahtevajo nenehno prilagajanje in nadgradnjo. V Agitavitu zato nadaljujemo delo z vodji, pri čemer na individualni ravni izvajamo psihološka testiranja in načrtujemo uvedbo 360-stopinjske povratne informacije. Obe aktivnosti sta zasnovani z namenom pridobitve dodatnega vpogleda, ki vodjem pomaga bolje spoznati sebe in učinkoviteje načrtovati svoj razvoj.

Prenova procesa vodenja je prinesla tudi oblikovanje tako imenovanega middle managementa, ki ga prej v podjetju ni bilo. Ta skupina vodij sodeluje v skupinskih aktivnostih, kjer skupaj prepoznavajo področja za sodelovanje, medsebojno podporo in pomoč pri doseganju poslovnih ciljev.

Prenova procesa vodenja vsekakor predstavlja večjo spremembo v podjetju. Staša Jager Meglič, HR Manager, in Eva Sirc Mitrovič, HR Business Partner, pri tem poudarjata pomen zgodnje vključitve vodij v proces prenove. Prav tako izpostavljata, da je za učinkovito vodenje ključno, da vodjem prisluhnemo ter sproti obravnavamo njihove individualne izzive.