Unior z analizo stanja na poti do boljše interne komunikacije

Kljub temu, da komunikacija s sodelavci v Unior d.d. poteka prek več različnih kanalov, so se srečevali s slabšo informiranostjo. Želeli so izboljšati pretok in zaposlenim omogočiti enostaven dostop do ključnih informacij. Na dogodku Interna komunikacija: zaposleni v fokusu smo prisluhnili strokovni sodelavki za interno komuniciranje Evelin Rečnik, ki je delila, kako so se lotili reševanja tega izziva.

Podjetje Unior d.d. je del skupine Unior Group in je s 1600 sodelavci med večjimi slovenskimi zaposlovalci. Od tega večina (skoraj dve tretjini zaposlenih) svoje delo opravlja v proizvodnji na petih lokacijah po Sloveniji. Kljub temu, da informacije s sodelavci delijo preko več različnih kanalov (kot so oglasne deske, interni časopis Kovači smo, vodje, kovaški ebilten in digitalne informacijske točke), so ugotovili, da potrebujejo spremembo. Zaposleni namreč niso bili v zadostni meri seznanjeni s ključnimi informacijami podjetja.

Odločili so se za nadgradnjo intraneta, ki bo služil kot enotna digitalna vstopna točka za vse sodelavce. Kot cilje prenove so si med drugim zastavili hitrejši in enostavnejši dostop do informacij, boljšo povezljivost med oddelki ter izboljšano uporabniško izkušnjo.

Sistematično do nove strukture intraneta

Nadgradnje komunikacijskega kanala oz. interne komunikacije so se lotili sistematično. Začeli so z analizo obstoječih kanalov in načinov komuniciranja. Nato so s ključno skupino (sestavljeno iz sodelavcev, ki največ komunicirajo z ostalimi oddelki v družbi) izvedli dve delavnici. Na njih so zastavili cilje projekta ter orisali želen idealni izid. Sledilo je pridobivanje povratnih informacij od ustvarjalcev vsebin, kaj trenutno funkcionira in kje vidijo prostor za izboljšave. Vse to je bila osnova za pripravo nove vsebinske strukture intraneta.

Struktura prenovljenega komunikacijskega kanala je zasnovana tako, da so informacije razdeljene glede na vsebinsko sorodnost. Tako so na primer pravilniki in navodila, ne glede na to, kdo jih pripravi (HR, interni IT itd.), objavljena pod zavihkom Pravilniki, navodila in obrazci.

V Unior d.d. želijo s prenovljenim intranetom med drugim doseči, da bodo vse ključne informacije podjetja vsem sodelavcem dostopne kjerkoli in kadarkoli ter da bo njihovo iskanje intuitivno. Prav tako stremijo k povečanju večsmerne komunikacije ter izmenjavi idej in znanj med zaposlenimi. Z novim komunikacijskim kanalom želijo tudi spodbudili kulturo trajnosti in inovacij ter predvsem izboljšati ažurnost in učinkovitost obveščanja.

Končni cilj obsežnega projekta nadgradnje interne komunikacije je vzpostavitev enotne komunikacijske točke v Skupini Unior, do katere bodo enostavno od kjerkoli in kadarkoli dostopali vsi sodelavci − tudi tisti, ki nimajo službenih elektronskih naprav. Tako bodo lahko vsem zaposlenim informacije, ki jih potrebujejo za delo, vedno pri roki.